Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

• размер лимита остатка наличности в кассе;

• правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;

• периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

1. исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

1. исходя из объема расходов:

Отражение операций в программе

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

Использование ККМ в 2021 году

Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:

• отвечать на запросы ИФНС в течение 3 дней с момента их поступления в личный кабинет;
• сообщать, что они не используют ККМ и/или выявили ее неисправность – в тот же срок;
• уведомлять об обнаруженных нарушениях и о своем несогласии с найденными расхождениями – на протяжении рабочей смены, не позже.

Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.

Документальное оформление кассовых операций

При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.

Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).

Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.

Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.

Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.

В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.

Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.

В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.

Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.

Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Документальное оформление инкассации денежных средств

Для перевозки наличности кредитные либо другие организации прибегают к помощи инкассаторских предприятий .С ними заключается договор о полной материальной ответственности между службой инкассации и клиентом. В случае осуществления совместно перевозки несколькими людьми, тогда составляется коллективный договор.

Важно! Каждый участник договора несет полную индивидуальную материальную ответственность.

А также заключается договор на саму инкассацию. В случае, когда инкассацию происходит из банка, подписывается двухсторонний договор, между службой инкассации и банком, а если есть еще третья сторона-клиент, например, аптека, то трехсторонний.

К договору необходимо приложить:

1. перечень организаций, с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и кассира;
2. заявка на проведение инкассации;
3. протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

От клиента ,сдающего инкассированные средства требуется полный доступ к объекту, где они находятся, если это банк, то отсутствие посторонних людей в помещении.

Контрольно-кассовые машины

ККМ предназначена для ускорения процесса приема денег от покупателя. Каждая ККМ имеет клавиатуру, с помощью которой можно набирать цифры, символы и специальные команды.

Работнику организации достаточно набрать на клавиатуре ККМ причитающуюся денежную сумму и выбрать соответствующую команду, чтобы ККМ распечатала кассовый чек (или, как говорят торговые работники, пробила чек).

Кассовый чек – это отрезок бумажной ленты с нанесенным на него текстом, сформированным кассовым аппаратом. Этот текст должен содержать денежную сумму, название организации, дату формирования чека, а также другую информацию, важную для покупателя.

С точки зрения бухгалтерии кассовый чек – это документ, который можно приравнять к приходному кассовому ордеру. Кассовый чек является подтверждением хозяйственной операции получения наличных денег от покупателя.

Использование ККМ ускоряет процесс приема денег от покупателя, а для инспекции ФНС России – это дополнительный инструмент контроля за количеством наличных денег, которые организация получает от покупателей. ККМ содержат внутреннюю память, где фиксируются все факты формирования кассовых чеков. Информация из этой памяти недоступна для изменения, но доступна для просмотра. В частности, используя специальные команды, можно вывести из ККМ отчет об общей сумме чеков, пробитых за день. Этот отчет представляет собой отрезок бумажной ленты с нанесенным на нее текстом. Кроме того, можно вывести информацию об общей сумме чеков, пробитых за весь период эксплуатации ККМ.

Благодаря этим свойствам любой контролирующий орган может получить информацию об общей сумме чеков.

Каждая используемая ККМ подлежит регистрации в инспекции ФНС России, которая разрешает организациям использовать только определенные модели ККМ.

С ККМ работает работник организации – кассир-операционист. В конце рабочего дня он сдает остаток денежных средств старшему кассиру организации или работнику коммерческого банка – инкассатору.

На каждую ККМ должна заводиться книга кассира-операциониста – упрощенный аналог кассовой книги.

Что кладется в инкассаторскую сумку или пакет?

Как правило, содержимым инкассаторских инструментов выступают денежные средства или важные документы. Если перевозятся деньги, то во внутренний карман сумки или мешка вкладывается сопроводительная ведомость. Стоит отметить, что эта ведомость изготовляется в трех экземплярах, две другие копии находятся у инкассатора и ответственного за инкассацию лица.

Вне зависимости от содержимого сумки оно надежно защищено от несанкционированного проникновения несколькими элементами защиты:

• прочным материалом сумки – она изготавливается из надежной брезентовой ткани;
• надежным металлическим замком-защелкой;
• пломбой.

Кроме того, содержимое защищено от порчи при возможном контакте с водой (брезентовый материал имеет водонепроницаемую пропитку).

Подготовительные меры для сдачи наличности

Порядок действий	Подробное описание
Подписания договора с инкассаторской службой о перевозке	Договор составляется в двух либо трех экземплярах, в зависимости от количества участников. Если это организация, то в трех, поскольку предприятие передает денежные средства инкассаторам, а те в свою очередь банку, получается три участника сделки. Если же сам банк, то двухсторонний договор.
Договор о полной материальной ответственности	Инкассаторы несут ответственность за перевозку и сохранность сумки и пломб.

Сдача сумки инкассатору по накладной

Для сдачи сумки инкассатору кассиром оформляется препроводительная ведомость, в которой указывается сдачик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона препроводительной ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой наличности. Препроводительная ведомость заполняется в 3-х экземплярах:

1. 1-й экземпляр препроводительной ведомости
2. 2-й экземпляр накладная
3. 3-й экземпляр – квитанция к препроводительной ведомости). Препроводительная ведомость вкладывается в сумку с денежной наличностью, после чего сумку пломбируют.

Важно! Второй экземпляр препроводительной ведомости называемый накладной кассир передает инкассатору в обмен на пустую сумку соответствующей нумерации.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных средств (подделка) работниками банка в одностороннем порядке составляется акт. После проверки деньги зачисляются на счет клиента организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

Что необходимо проверить при сдачи денег

• Не имеет ли поступившая сумка с наличными каких-либо повреждений – заплат, разрыва тканей, наружных швов, поврежденных замков или пломб, разрыва обвязки, или узлов на обвязке.
• Целостность сумки с наличными и пломба на ней.
• Соответствует ли номер сумки с наличными номеру указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторов.

Табличная часть расчетной ведомости

Как было сказано выше, расчетная ведомость имеет некую таблицу. Какие данные в нее входят? Таблица состоит из 18 граф, в которые должна вноситься следующая информация:

• порядковый номер;
• табельный номер сотрудника, который прослеживается по личной карточке;
• фамилия, имя, отчество работника;
• какую он занимает должность;
• размер его оклада и тарифная ставка;
• на основании табеля учета рабочего времени выставляется общее количество отработанных часов за отчетный период;
• если работник выходил на работу в праздники или выходные дни, то эти часы проставляются в отдельной графе;
• начисление повременной оплаты;
• начисление сдельной оплаты;
• иные виды начислений;
• указываются сведения, где прописана стоимость материальных и социальных благ;
• общая сумма начислений;
• всевозможные удержания денежных средств (алименты, взносы и прочее);
• налог на доходы;
• общая сумма удержаний;
• долг предприятия перед сотрудником за прошедший период;
• долг сотрудника перед предприятием за прошедший период;
• итоговая сумма к выплате.

Храниться расчетная ведомость должна в течение пяти лет, так как она относится к первичным учетным документам.

Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке

Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:

• информацию о компании и кредитном учреждении, в которое переправляются деньги,
• номера счетов,
• транспортируемую сумму с разбивкой ее по банкнотам,
• источник прихода денежных средств,
• дату перемещения.

Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:

• клиента,
• бухгалтерского работника
• и кассового сотрудника банка, который занимается приемом сумки с точно прописанной в ведомости суммой.

Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).

Процедура передачи наличности, необходимые документы

Прежде чем передать деньги в руки инкассаторам, необходимо соблюсти ряд требований:

Кассиру:

• Подготовить денежные средств, которые должны быть отсортированы и упакованы согласно требований Цетробанка
• Составить сопроводительные документы, а именно препроводительную ведомость, ее называют накладной. Она составляется в трех экземплярах, один вкладывается в сумку, второй в руки инкассатора и третий остается у тех, кто ее сдает.
• Подготовить образец пломбы на листе картона с печатью
• Затем проверить у инкассатора наличие документов и доверенности на получение наличности

Инкассатор:

• Должен пересчитать по корешкам деньги
• Расписаться на документах, что согласен с суммой и т.д., а также на приходном либо расходном ордере
• Сложить средства в сумки и запломбировать пломбой
• Сравнить ведомость с указанной суммой

Образец заполнения препроводительной ведомости к сумке

Как правильно оформить препроводительную ведомость:

• В строку «номер ведомости» вносится порядковый номер документа.
• В отведенное поле заносится номер сумки
• В пункте «от кого» указываются данные о том, кто представляет организацию, передающую средства (ФИО полностью)
• В строке «получатель» фиксируется название организации, которой передаются денежные средства. В случае, если наличность передается в банк с целью зачисления на расчетный счет самой организации, то следует вписывать тоже самое название организации.
• Строка «дебит» – номер банковского лицевого счета получателя
• Строка «кредит» – номер расчетного счета получателя
• Денежная сумма прописывается цифрами. В графе «сумма прописью» денежная сумма фиксируется словами и должна обязательно совпадать с суммой, прописанной цифрами
• Графа «банк вносителя» – наименование и идентификационный код банка, сдающего денежные средства
• Графа «банк получатель» – наименование и идентификационный код банка, получающего денежные средства
• Пункт «источник поступления» – указывается способ получения и вид денежных средств (средства, полученные от реализации товаров, выручка от розничной торговли и т.д.)
• Обязательно нужно указать ИНН и КПП организации, которая получает наличность
• С обратной стороны документа должна быть внесена опись сдаваемой наличности (номинал, количество, сумма в монетах и сумма в банкнотах).

Исправления в платежной ведомости

Иногда так случается, что при заполнении документ может быть испорчен. Если это произошло до подписания платежной ведомости, то испорченный бланк стоит, конечно же, уничтожить. Если на документе уже стоят подписи руководителя и главного бухгалтера, а возможно и работников получивших оплату, то возникает вопрос: можно ли вносить в такой документ исправления.

В отличие от приходных и расходных кассовых ордеров (кассовых документов) в платежные ведомости, составленные на бумажном носителе, исправления вносить можно. Ведомости относятся к первичным документам, а, следовательно, порядок внесения в них исправлений установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Согласно предусмотренному законом порядку, в исправляемом документе необходимо проставить напротив исправления дату и подпись лица, которое исправления вносит. Вносить исправления могут только лица составлявшие документ. Для платежной ведомости таким лицом может быть кассир. Рядом с росписью исправителя в обязательном порядке проставляется его имя и фамилия.

При выплате начисленной зарплаты необходимо заполнить платежную ведомость, данный кадровый документ будет составляться на основании расчетной ведомости. Типовая форма платежной ведомости – Т-53. Как правильно заполнить эту форму? Остановимся подробнее на особенностях заполнения формы Т-53. В статье помимо того, что найдете заполненный образец бланка, вы также сможете скачать саму форму Т-53.

Похожие записи:

• Как правильно перевыставлять коммунальные услуги арендаторам
• Как вернуть автомобиль в салон: что нужно делать
• Лишение водительских прав за встречку и пересечение сплошной линии