Список обязательных документов для заключения договора поставки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Список обязательных документов для заключения договора поставки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.

Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Шаг 8. Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

Проблема Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.

Как правильно Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.

Как прописать условие о предмете в договоре поставки?

В договоре обязательно нужно прописать условие о его предмете. В противном случае договор считается не заключенным (ст. 432 ГК РФ). Предметом являются передача продавцом покупателю определенного договором товара и оплата покупателем установленной договором стоимости этого товара. Поставляться могут любые вещи, кроме изъятых из оборота и ограниченных в обороте (ст. 455, ст. 129 ГК РФ). Для согласования предмета договора необходимо четко определить наименование и количество товара.

Наименование товара

Наименование товара состоит из двух составляющих:

1. собственно наименование, которое может быть выражено как общепринятым названием товара и его вида, так и стандартным торговым термином (например, из Общероссийского классификатора продукции ОК 005-93);
2. определение характеристик товара (указание на конкретную марку, модель и другие характеризующие сведения).

Если товар обладает родовыми признаками, его наименование должно содержать указание на вид этого товара, а также количественные, размерные, функциональные и иные характеристики товара (например, 5 легковых автомобилей, 10 тонн зерна пшеницы и т. д.). При указании наименования товара, имеющего индивидуальные признаки, их также следует включить в наименование (например, мебель из дуба с отделкой из мрамора ручной работы).

Наименование товара может быть указано и в прилагаемом к договору документе, который позволяет определить, какой именно товар должен быть поставлен (спецификация).

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать покупателю строительный гранитный щебень (далее – товар). Количество, ассортимент, характеристики, цена и иные данные, относящиеся к товару, указываются в спецификациях, которые согласовываются сторонами и являются неотъемлемой частью данного договора.

Количество товара

Как правило, в договоре поставки количество поставляемого товара определяется:

• поштучно, если характер товара позволяет произвести такой подсчет (например, детали для станков);
• в единицах, которые обычно используются для соответствующего типа товара (например щебень (в тоннах), жидкость (в литрах) и т. д.).

Как включить условие о комплектности товара?

Условие о комплектности товаров подразумевает наличие в договоре данных обо всех составляющих (комплектующих, деталях), из которых состоит товар. Это условие может включаться в договор поставки при продаже товаров, состоящих из двух и более частей.

Поставляемые товары должны быть укомплектованы согласно условию договора о комплектности. Если такое условие в договоре не согласовано, поставщик обязан передать покупателю товар, комплектность которого определяется обычаями делового оборота и другими требованиями, которые обычно применяются к аналогичному товару (п. 2 ст. 478 ГК РФ).

В случае поставки, например, стеклянных витрин для торгового зала в договоре могут быть перечислены детали, из которых они собраны, с их конкретными характеристиками.

ПРИМЕР формулировки условия договора

Поставщик обязуется передать покупателю товар в количестве 5 штук в следующей комплектации:

1. металлическое основание для установки витрины (5 штук);
2. зеркальный элемент (3 штуки);
3. стекло прозрачное размером 500 х 300 мм (10 штук);
4. соединительные узлы пластиковые (20 штук).

Как проходит отгрузка: особенности процесса и взаимодействие участников

Отгрузка – процесс подготовки и отправки товаров перевозчику, в точку выдачи или лично в руки покупателю. Эти взаимоотношения регулируются статьями 223, 506 и 509 ГК РФ.

Процедура включает целый комплекс последовательных операций:

• проверка наличия товара на складе;
• обработка заявки покупателя;
• получение листа комплектации;
• отбор товарных позиций с места хранения;
• перемещение в зону комплектации;
• сборка и упаковка в тару;
• формирование и закладка в грузовые места;
• маркировка и пакетирование на поддонах;
• передача в погрузочную зону;
• загрузка транспорта;
• оформление документации.

Оттиск печати на документах

Внимание: на документах на реализацию товара должны стоять печати и подписи покупателя или перевозчика. В случае их отсутствия у организации не будет достаточно доказательств выполнения своих обязательств.

На товарной накладной и товарно-транспортной накладной должна быть подпись и печать грузополучателя (покупателя). В транспортном разделе товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т должны быть также подписи водителей-экспедиторов.

Подписи представителя покупателя в товарной накладной служат подтверждением получения товара. Если подписи отсутствуют или подделаны, товар считается не полученным покупателем. Если договором установлено, что право собственности переходит с момента получения товара, то при отсутствии подписи товар продолжает находиться в собственности организации-продавца. Если договором предусмотрена оплата (частичная или полная) товара после получения его покупателем, организация не сможет потребовать уплаты соответствующих сумм.

Такой вывод, в частности, сделан в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 20 апреля 2006 г. № Ф04-2185/2006(21507-А70-9) и от 16 мая 2007 г. № Ф04-2820/2007(34070-А03-38).

Подписи перевозчика в товарно-транспортной накладной подтверждают факт получения груза грузополучателем и факт получения груза грузоперевозчиком от определенного грузоотправителя (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если не поставлены подписи, доказательства передачи товара перевозчику отсутствуют.

Перечень документов для заключения договора поставки товара

Такой обмен документами, согласно действующего законодательства, не является обязанностью сторон, поскольку для возникновения правоотношений необходимо только заключение соглашения. Однако давайте разберемся, что дает получение такого пакета документов:

1. Проверка будущего компаньона на его стабильность и благонадежность, выявление компании – однодневки.
2. При разрешении судебных споров судами выясняется обстоятельство должной степени заботливости и осмотрительности стороны при заключении договора.

Это бы возможно не имело бы такого значения, если бы данный этап возникающих правоотношений не исследовался в арбитражных судах при возникновении споров. Поэтому запрос о предоставлении контрагенту пакета документов желателен для снижения рисков от заключения соглашения. Такой запрос также может свидетельствовать о проверке системы налогообложения и возможных дополнительных затрат. А поскольку запрос такого пакета является правом сторон, то перечень запрашиваемых и предоставляемых документов может быть любой и строго не определен. Итак, какую общую информацию о контрагенте, которую можно запросить, и будет полезной для участника правоотношений. Информация о контрагенте:

1. Учредительные документы (устав в действующей редакции, договор об учреждении, изменения к уставу), а также список участников.
2. Регистрационные документы (все свидетельства при регистрации организации или предпринимателя в налоговом органе, при наличии о внесении изменений).
3. Документы-полномочия лица на заключение соглашения (протокол об избрании директором, приказ на вступление в должность, трудовой договор, доверенность на право подписания соглашения).
4. Выписка из ЕГРЮЛ на дату передачи пакета документов.
5. Разрешение на осуществление деятельности по договору, если такая деятельность подлежит лицензированию.
6. Документы о праве собственности на имущество, при условии его передачи в собственность по соглашению.

Данный пакет документов не является исчерпывающим, и контрагентом могут быть запрошены иные. Копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью и расшифровкой фамилии лица, осуществившего такое заверение. Предоставление нотариально заверенных копий также допускается. Кроме того, рекомендуется проверить следующую информацию, которую можно также получить самостоятельно в налоговом органе или на его ресурсах. Получить информацию можно:

• в журнале «Вестник государственной регистрации», на предмет проверки возможной реорганизации, ликвидации, уменьшении уставного капитала;
• перечень дисквалифицированных лиц;
• адреса, указанные при государственной регистрации в качестве местонахождения несколькими юридическими лицами.

Особенности договора поставки

Договор поставки – это хозяйственный договор, и заключать его имеют право субъекты предпринимательской деятельности: ИП и юридические лица. Государственные и муниципальные органы тоже могут быть сторонами договора поставки, хотя их деятельность не является предпринимательской. Обычные физические лица сторонами договора поставки быть не могут.

Особенностью договора поставки является характеристика товара – им могут быть любые вещи, кроме недвижимости, валюты и валютных ценностей, ценных бумаг и вещей, изъятых из оборота. Кроме того, товары, производимые или закупаемые поставщиком, должны приобретаться покупателем для использования в предпринимательской деятельности и в иных целях, не связанных с личным, семейным и другим подобным использованием.

Еще одним признаком договора поставки называют наличие временного разрыва между подписанием договора и поставкой товара. Это не совсем так. Действительно, чаще всего происходит сначала подписание договора, а затем поставка товара согласно графику поставок, но если эти два события происходят одновременно, это не будет основанием признать договор поставки договором купли-продажи.

Внешнеторговый контракт

Все страницы договора с подписями и печатями всех сторон подаются единым файлом формата PDF. Как правило, контракты заключаются на длительный период, поэтому здесь тоже достаточно подать документ один раз, а в дальнейшем прикреплять ссылку на него.

Иногда бывает так, что товар приобретается без договора, только по инвойсу (счёту). Нужно учесть, что при вопросах со стороны таможни о ценообразовании на поставку инвойс без договора является очень слабым доказательством, так как фактически не объясняет причин, по которым товар был продан именно по такой цене.

Договор, где указана стоимость по стандартному прайс-листу и размер скидки сможет объяснить низкую цену. Если в договоре перечислены индивидуальные доработки товара по сравнению со стандартной комплектацией — это основание для более высокой стоимости конкретной поставки.

Помните: цена ниже средней рождает подозрения в попытке снизить размер пошлины, а цена выше средней вызывает вопросы о возможном выводе валюты за рубеж.

6.1. В случае допущения Поставщиком недопоставки товара вопреки условиям договора в каком-либо периоде поставки он обязуется восполнить недопоставленное количество товара в ассортименте, предусмотренном для периода недопоставки, в следующем периоде поставки.

6.2. При поставке товара по отгрузочным разнарядкам нескольким получателям товар, поставленный одному получателю сверх количества, предусмотренного ему отгрузочной разнарядкой, не засчитывается в покрытие недопоставки другим получателям и не освобождает Поставщика от обязанности восполнить допущенную недопоставку товара.

6.3. В случае просрочки поставки товара Покупатель вправе отказаться от него, заранее уведомив Поставщика. Товар, поставленный (отгруженный) Поставщиком с нарушением срока поставки, но до получения уведомления Покупателя об отказе, Покупатель обязуется обеспечить принятие и оплату его в установленном сторонами настоящего договора порядке.

6.4. Стороны договора вправе определять дополнительно (своим соглашением) ассортимент товара, ранее недопоставленного и подлежащего восполнению.

6.5. При отсутствии такой договоренности (соглашения) сторон Поставщик обязуется восполнить недопоставленное количество товара в ассортименте, установленном для того периода, в котором имела место недопоставка, и в адрес надлежащего получателя.

6.6. Одно наименование товара, поставленное в большем количестве против необходимого, не засчитывается в восполнение недопоставки товара другого наименования того же ассортимента и подлежит восполнению Поставщиком, кроме случаев, когда на то имелось предварительное письменное согласие Покупателя.

10.1. Цены на товар (продукцию) по договору согласованы сторонами его, зафиксированы в договоре и не подлежат пересмотру в течение срока действия договора.

10.2. Цены на товар по договору с распределением по позициям ассортимента приведены в приложении 5, являющемся неотъемлемой частью настоящего договора.

10.3. Сумма по договору (цена договора), включая расходы Поставщика по доставке продукции до железнодорожной станции отправления и погрузо-разгрузочным работам, а также налог на добавленную стоимость, составляет [цифрами и прописью] рублей, в т.ч. НДС [цифрами] рублей.

10.4. Покупатель обязуется гарантировать Поставщику своевременную и полную оплату получателями товара, поставляемого в соответствии с условиями настоящего договора.

10.5. Изменение цены возможно по согласованию сторон, но не чаще, чем [вписать нужное].

Изменение цен согласовывается протоколом, подписанным обеими сторонами.

10.6. При несогласии Покупателя с увеличением цены Поставщиком, Покупатель имеет право расторгнуть настоящий договор, оплатив уже поставленные товары по цене, согласованной в последнем по дате подписания протоколе согласования цены.

10.7. В стоимость товаров входит (не входит) стоимость тары (упаковки, опытного образца, опытной партии, приспособлений для передачи товаров).

10.8. К оптовым ценам на поставляемую продукция устанавливаются следующие надбавки (доплаты) и скидки: [указать вид и размер надбавок и скидок, либо указать документы, где они установлены].

10.9. Расчеты между сторонами осуществляются [указать форму расчетов: платежными поручениями, аккредитивами и т. д.].

10.10. Оплата за поставленные товары производится [указать порядок оплаты: по мере поставки либо после отгрузки последней части, входящей в комплект и т. д.]

10.11. Оплату отдельных частей комплектов, поставляемых организациями-изготовителями напрямую, минуя Поставщика (п.4.5. настоящего договора) производит [Поставщик самостоятельно или на основании извещения Покупателя либо Покупатель самостоятельно и т. д.]

10.12. Получатели вправе осуществлять расчеты за поставляемые по договору товары либо путем полной предварительной оплаты товара, подлежащей поставке в течение срока действия договора, либо путем перечисления авансовой суммы, которая будет использоваться Поставщиком в зачет причитающихся платежей по очередным периодам поставки.

10.13. Покупатель несет бремя ответственности за полное и своевременное исполнение получателями обязательств Покупателя по оплате товаров, поставляемых по договору Поставщиком, и его убытки, вызванные ненадлежащим исполнением условий настоящего договора.

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Транспортная накладная

При доставке грузов автомобильным транспортом составляется транспортная накладная. Этот документ грузоотправитель (если иное не предусмотрено договором) обязан оформить для подтверждения заключения договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Если доставка осуществляется собственными силами покупателя, составлять транспортную накладную необязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В накладной указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, о грузе и транспортном средстве, приводятся стоимость услуг транспортной компании, сопроводительные документы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7. А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допускаются прочерки.

Недостача товара при приемке, некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Похожие записи:

• Материнский капитал на улучшение жилищных условий в 2023 году
• Индексация пенсий в 2023 году: таблица и график социальных выплат пенсионерам
• Как заполнить 6 НДФЛ при совмещении «упрощенки» с патентом