Инструкция: оформляем карточку образцов подписей
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: оформляем карточку образцов подписей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная цель, для чего нужна карточка, заключается в следующем. При подаче документов в банк на открытие расчётного счёта предприятие таким образом представляет, как выглядит подпись руководителя фирмы, а также представителя компании, принимающего участие в процедуре открытия счёта и оттиска печати. Это необходимо с целью предотвращения нецелевого использования реквизитов фирмы, а также во избежание открытия «левых» счетов лицами, не имеющими для этого полномочий.
Целевое использование
В целом, такая карточка дополнительный уровень защиты финансовой организации от мошенничества и от хищения денежных активов. Что же ожидает сами предприятия. При дальнейшей попытке обналичить деньги или осуществить электронный перевод средств с оформленного расчётного счёта, фирма должна представить распоряжение директора предприятия с подписью и печатью, которые должны точь-в-точь совпадать с реквизитами указанными в карточке. При неточности или наличии сомнений в подлинности подписи/печати представитель банка имеет законное право попросить оформить повторное распоряжение.
Личная подпись, а также оттиск печати должны быть четкими и разборчивыми.
Нужно ли нотариально заверить карточку с образцами подписей
П. 7.9-7.10.4 Инструкции № 153-И сообщают о заверении подписей карточек следующее:
- подлинность подписей может быть засвидетельствована нотариусом – при желании клиента;
- в противном случае подлинность подтверждается сотрудниками банка, которые устанавливают личности подписантов, проверяют их полномочия. Затем в присутствии банковских работников в карточке проставляются собственноручные подписи.
Число подписей в карточке:
- для организации – минимум две, если иное не определено соглашением между банком и юрлицом. Одна из подписей должна принадлежать руководителю, вторая – иному работнику (не обязательно главному бухгалтеру);
- для ИП обязательна одна подпись (самого предпринимателя), но разрешается добавить еще одну – уполномоченного лица.
Понятия первой и второй подписи не применяются, т.к. предыдущая Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И, действовавшая до актуальной и использовавшая данные термины, утратила силу с 01.07.2014. При этом согласно п. 12.2 Инструкции № 153-И переоформление старых карточек не требовалось, несмотря на указание очередности подписей.
Сотрудникам кредитной организации, Казначейства, представителям контрагента следует сознавать, что виза ставится только уполномоченным лицом. Для этого изначально формируется образец, в котором содержится оригинал собственноручно исполненного автографа. Нередко пользование счетом, взаимодействие с контрагентом осуществляется по доверенности от руководителя или индивидуального предпринимателя, поэтому такое удостоверение необходимо.
Таким образом, функции следующие:
- удостоверяющая;
- информационная.
Целевое назначение данного формуляра состоит в следующем: ответственные сотрудники обслуживающего финансового учреждения должны хорошо знать оригинальную подпись обладателя счета или, как вариант, его доверенного (уполномоченного) представителя.
Кроме того, такая карточка содержит эталон оттиска печати (штемпеля) хозяйствующего субъекта, владеющего счетом, по которому совершаются приходные/расходные транзакции.
Работники банка, как уже говорилось ранее, тщательно сверяют подписи/печать, которые проставляются на всех расчетных документах клиента, с образцами подписей/печати, приведенными в карточке обладателя счета.
Банковские служащие вынуждены проявлять такую осмотрительность, поскольку они оперируют денежными средствами своих клиентов и, конечно, несут известную ответственность перед ними.
Подписи/печать в расчетной документации должны точно соответствовать аналогичным реквизитам карточки образцов.
Чтобы их можно было верифицировать, они должны указываться отчетливо и разборчиво.
Если у операционного работника обслуживающего банка возникают затруднения с однозначной идентификацией подписи/печати на расчетном документе, он вправе потребовать у клиента повторного проставления подписи/печати на соответствующем бланке.
Если, к примеру, подпись на документе после этого не будет точно соответствовать образцу в шаблонной карточке, операционный сотрудник финансового учреждения вправе обоснованно отказать заявителю в оказании запрашиваемого сервиса.
Как заменить или аннулировать карточку образцов?
Важно! КОП действует до окончания договора банковского счета, депозита или до ее замены новой карточкой (п. 7.11 Инструкции № 153-И).
Новая КОП должна быть оформлена в следующих случаях:
- замена или дополнение хотя бы одной подписи;
- замена или утрата печати;
- изменение ф.и.о. хотя бы одного из указанных в карточке лиц;
- изменение указанных в карточке сведений о юрлице (в т.ч. изменение названия, организационно-правовой формы);
- досрочное прекращение сроков полномочий указанных в карточке лиц (если полномочия прекращены в связи с истечением срока, в ту же карточку могут быть внесены банком соответствующие изменения — при предоставлении клиентом документации, подтверждающей такое продление).
Аннулированная КОП перечеркивается и подлежит хранению в юридическом досье клиента или в ответственном подразделении банка.
Правила оформления карточки на расчётный счёт
Главная цель, для чего нужна карточка, заключается в следующем. При подаче документов в банк на открытие расчётного счёта предприятие таким образом представляет, как выглядит подпись руководителя фирмы, а также представителя компании, принимающего участие в процедуре открытия счёта и оттиска печати.
В целом, такая карточка дополнительный уровень защиты финансовой организации от мошенничества и от хищения денежных активов. Что же ожидает сами предприятия. При дальнейшей попытке обналичить деньги или осуществить электронный перевод средств с оформленного расчётного счёта, фирма должна представить распоряжение директора предприятия с подписью и печатью, которые должны точь-в-точь совпадать с реквизитами указанными в карточке.
Личная подпись, а также оттиск печати должны быть четкими и разборчивыми.
В зависимости от рода деятельности компании у фирмы может возникнуть необходимость открытия нескольких расчётных счетов. В таком случае компания может подготовить только одну карточку с подписью и печатью, если все счета открываются в одном финансовом учреждении и доступ до расчётного счёта будет у одних и тех же лиц.
Предлагаем ознакомиться: Новый закон о страховых взносах
Законодательством предусмотрено, что изменение любых вопросов, связанных с финансовым счётом, подлежит документальному утверждению. Если у компании изменилось наименование, юридический адрес или же представитель, то фирмой должна быть подготовлена новая карточка, которая передается в банк. Для этого новый представитель, получивший полномочия от руководителя предприятия, обращается в банк со следующими документами:
- заявление;
- оригинал доверенности;
- личный документ.
Для чего необходим документ
КОП нужен для работы с банковскими счетами (открытие, обслуживание, закрытие). Казначейство и Центральный банк РФ утвердили Инструкции и Приказы (например, Порядок 24н), которые применяют банки в своей деятельности в 2017 году; в этих актах отражена подробная информация о форме КОП, правилах его заполнения и иных аспектов заполнения.
Бланк документа доступен для скачивания в конце статьи. Его также можно заполнить непосредственно в банке.
Документ действителен до закрытия лицом своего счета. Его можно поменять. В каких случаях?
- при изменении уставных документов клиента. Например, при смене формы юридического лица либо названия;
- замены печати (например, по причине ее потери);
- устранения либо дополнения от одной и более подписей.
Для чего нужна карточка
Роль карточки довольно проста и понятна: она создается для того, чтобы банковские работники имели четкое представление о том, как должен выглядеть оригинал подписи владельца расчетного счета или его представителя, а также оттиск печати предприятия.
Банки – организации, работающие с финансовыми средствами клиентов и им очень важно соблюдать все возможные меры предосторожности при их приеме, выдаче или переводе.
Именно поэтому к подписи и печати предъявляются особые требования: они должны точь-в-точь совпадать с теми, что указаны в карточке с образцами подписей и оттиска печати, быть четкими и разборчивыми.
Образец заполнения: оборотная сторона
На второй странице карточки:
- Сначала нужно обозначить сокращенное название компании или опять же ФИО ИП, а также номер банковского счета.
- Затем в выделенной таблице в соответствующих строках представители организации ставят собственноручные подписи напротив своих ФИО, а справа при необходимости указывается срок их полномочий.
- Ниже следует поставить оттиск печати (если ИП или организация пользуется ею).
- После этого вписывается дата заполнения и подпись клиента (т.е. ИП, владельца фирмы или его представителя).
- Ниже отведено место для резолюции нотариуса о подлинности представленных подписей (заполняется по требованию банка, например, в случаях, если бланк заполнялся не в присутствии банковского специалиста).
Как оформить карточку образцов подписей
Банковская карточка с образцами подписей — это документ, в котором удостоверяются образцы подписей уполномоченных на обращение со счетом лиц.
Карточка необходима для открытия расчетного счета в большинстве кредитных организаций страны. В ней уполномоченные лица проставляют образцы своих личных виз для дальнейшего использования счета. Этот документ заполняется всеми обратившимися лицами независимо от их правового статуса и организационно-правовой формы. Бланк используется не только в банке, но и для удостоверения подписей в других организациях или даже госорганах: например, карточка подписей для Казначейства в 2020 году тоже широко применяется.
В гражданско-правовых отношениях при заключении договоров и осуществлении активных взаимодействий по исполнению обязательств бланк требуется для удостоверения источника определенных приказов и иных документов. В этом случае стороны вправе использовать карточку для контрагента. Это рациональное и оправданное решение.
Функции банковской карточки
У каждой организации обязательно есть расчетный счет в банке для ведения хозяйственной деятельности. При открытии счета руководство передает в кредитную организацию пакет документов, состав которого определен инструкциями Банка России и внутренними нормативными документами банка. В такой пакет всегда входит банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати, в 2021 году она актуальна, как и десятилетия назад. Хотя большинство банковских операций сейчас происходит в режиме онлайн, обязанность подтвердить подписи должностных лиц, уполномоченных на управление финансами, никто не отменял.
ВАЖНО!
Документ необходим работникам банка для сравнения подписей на документах, направляемых в банк, особенно на платежных поручениях и чеках, с эталонными образцами, выполненными уполномоченными лицами в присутствии сотрудников кредитной организации или нотариуса. При несовпадении в операции откажут.
Функции банковской карточки образцов подписей шире, чем кажется:
- она содержит полную информацию о клиенте и его должностных лицах. из документа легко узнать реквизиты, адрес и другие данные, не поднимая личное дело;
- она удостоверяет подлинность автографов и полномочий должностных лиц.
Даже если большинство транзакций клиент осуществляет через систему клиент-банка, документ необходим для его подключения, создания ЭЦП для использования.
Заполняется ли карточка подписей на каждый открытый расчетный счет
Для компаний, у которых открыты несколько счетов в разных банках, потребуется отдельная копия карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенная по всем правилам. В документах для разных кредитных организаций допускается указывать разных уполномоченных лиц, если это необходимо и предусмотрено локальными актами.
При открытии нескольких счетов в одной кредитной организации чаще всего обходятся одним общим документом, но допустимо оформить отдельный для операций по каждому счету — все зависит от требований банка.
Если требуется образец карточки с образцами подписей для контрагента, его оформляют отдельно или запрашивают в кредитной организации копию. Сотрудники и их автографы в таком документе чаще всего отличаются от банковских, так как с кредитными организациями взаимодействуют руководители, бухгалтеры и кассиры, а с контрагентами — снабженцы, менеджеры, логисты и другие уполномоченные работники.
Карточка с образцами подписей: бланк
Форма карточки приведена в приложении к Инструкции № 153-И (№ 0401026 по ОКУД).
Согласно п. 7.1 Инструкции банк вправе разработать собственный бланк карточки и правила его заполнения, но основные реквизиты исключению из установленной формы не подлежат:
- клиент (полное наименование);
- сокращенное наименование клиента;
- блок для отметок банка;
- ФИО и образцы подписей;
- дата заполнения и подпись клиента;
- место для оттиска печати (его размер должен позволять свободно разместить оттиск);
- удостоверительная надпись о подлинности подписей.
Бланк изготавливается банком либо клиентом самостоятельно, если применяется стандартная форма из Инструкции № 153-И.
Правила по оформлению
Карточку можно заполнять на компьютере (если банк готов предоставить ее в электронном формате) или от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета (но, ни в коем случае не карандашом).
Подпись должна быть только оригинальной, применение факсимильной подписи (т.е. отпечатанной каким-либо способом) строго запрещено. Также недопустимы помарки, неточности и какие-либо исправления.
Если оплошность при заполнении карточки все же была допущена, испорченный бланк следует уничтожить, и заполнить новый. Количество необходимых экземпляров карточки каждый банк устанавливает на свое усмотрение.
Важное условие: при постановке подписей должен присутствовать либо представитель банка, либо нотариус.