Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Авиабилет представляет собой договор перевозки, заключенный между пассажиром и авиакомпанией и дающий право на услуги авиаперевозки, имеющий вид именного документа. Билет – это средство контроля, который в обязательном порядке регистрируется перед вылетом, после чего пассажиру выдается посадочный талон.
Особенности учета авиабилетов
Важно! Бухгалтерский учет авиабилетов осуществляется на основании затрат, имеющих документальное подтверждение, понесенных работниками на проезд к месту назначения. Данные расходы относятся к прочим и учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Обязанностью работодателя является возмещение издержек сотрудника в командировке, в том числе суточные, оплату за питание и проживание, а также проезд. Оплата проезда работникам компенсируется независимо от того, какой вид транспорта был использован и каким способом был куплен билет. Главное, чтобы сотрудник мог предоставить работодателю обоснование своих потраченных сумм.
Бухгалтерский учет проездных билетов
Работодатель, направляя своих сотрудников в места, удаленные от работы, обязан возмещать стоимость проездных билетов. Данная стоимость отражается на счете 50.3 в составе стоимости денежных документов. Затраты по служебным командировкам не списываются сразу в расходы и не относятся на подотчетных сотрудников без промежуточных проводок. Порядок отражения затрат по оплате проезда работника выглядит следующим образом:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Получение проездной документации | 50.3 | 60 |
| Со стоимости билетов выделен НДС | 19 | 60 |
| Выдача билетов сотруднику (сумма без учета НДС) | 71 |
50.3 |
| Признание расхода на проезд, после того как утвержден авансовый отчет | 26 | 71 |
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Документы, подтверждающие расходы на авиаперелет
Произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя рассматривать при расчете налога на прибыль.
Для принятия затрат на перелет к учету командированные сотрудники предоставляют:
1) Авиационный билет.
Авиабилет — выполняет роль договора на осуществление воздушной перевозки.
При покупке бумажного авиабилета выдается чек контрольно-кассовой техники или бланк строгой отчетности. При приобретении билета в электронном виде, автоматизированной информационной системой оформления перевозочных документов формируется маршрут /квитанция с информацией о стоимости полета.
2) Посадочный талон.
В нем указывается:
-данные пассажира самолета
-рейс
-дата вылета
-время окончания посадки на рейс
-место выхода на посадку (буква обозначающая зону и цифра)
-номер посадочного места
По письму №03-03-06/1/35212 Минфина России посадочный талон, включая его электронную форму, выданный на электронную регистрацию должен иметь отметку, подтверждающую факт оказания услуги воздушной перевозки. Такой отметкой является штамп о досмотре.
Если штамп отсутствует можно подтвердить авиаперелет иным документом, например справкой, выданной авиакомпанией, а также иными бумагами, косвенно удостоверяющими перелет (авансовый отчет, чеки на оплату проживания в гостинице и т.п.).
Письмом Минфина России от 18.05.2015 №03-03-06/2/28296 разъяснено, что при утрате посадочного талона, доказать, что полет состоялся можно справкой от авиаперевозчика.
Если и такая бумага отсутствует, то расходы на дорогу нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.
Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в рассматриваемой ситуации компания не должна начислять их на стоимость проезда работника в командировку. Отсутствие посадочного талона не говорит о том, что у работника возник доход, облагаемый страховыми взносами.
Правда, иногда на практике ревизоры пытаются доначислить взносы в связи отсутствием этого документа. Но неправомерность их действий можно доказать в суде.
Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14. В этом деле рассмотрена следующая ситуация.
Территориальным отделением ФСС России в компании была проведена проверка. По ее результатам организации доначислили страховые взносы. Одна из причин — отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы на приобретение электронных авиабилетов. По мнению фонда, таким документом являются посадочные талоны. А их как раз и не было. Кроме того, отсутствовали справки, содержащие необходимую для подтверждения полета информацию, выданные авиаперевозчиком.
При рассмотрении дела суды отметили, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
Факт пребывания работников в командировке подтверждают, в частности, авансовые отчеты, служебные задания, командировочные удостоверения, электронные билеты, счета и чеки на оплату гостиниц. Эти документы суд признал как свидетельствующие о направлении работников в командировки, проживании их в гостинице, перелете, поскольку в копиях электронных авиабилетов указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности указана фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).
При потере в аэропорту
Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.
После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.
Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок. Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета. Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.
Если потерял посадочный талон как отчитаться
По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).
Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.
Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов. .
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Нюансы использования электронных билетов в качестве БСО
Электронный билет (ЭБ) — документ, подтверждающий договор перевозки пассажира и багажа. Он создается в автоматизированной системе (АИС) компании-перевозчика и содержит в цифровом виде сведения о самом пассажире, о рейсе, пунктах отправления и прибытия, багаже, цене проезда.
Форма и порядок применения ЭБ для авиаперевозок регулируются приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. Согласно п. 2 данного приказа выписка из АИС оформления перелетов является частью электронного авиабилета и относится к документам строгой отчетности.
В перечень обязательных реквизитов электронного авиабилета входят сведения в том числе о стоимости полета, форме оплаты и стоимости самого тарифа авиауслуг по перевозке (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134). Если все эти данные зафиксированы, то Минфин РФ разрешает использовать такой ЭБ в качестве БСО (письмо Минфина РФ от 26.09.2012 № 03-07-11/398).
Эксперты: Электронный билет является документом строгой отчетности
Проверки налоговых органов всегда вызывали бессчетное количество вопросов у предпринимателей. На некоторые из них смогли ответить Александр Медведев, к.э.н., член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов (ПНК), и Ирина Давидовская, заместитель директора ПНК.
– В ходе камеральной проверки налоговой декларации по НДС выявлены ошибки. Налогоплательщику предъявлен акт налогового органа с указанием выявленных налоговых правонарушений. Правомерны ли действия налогового органа?
Если камеральная проверка выявила ошибки в налоговой декларации и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявила несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, об этом сообщается налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок. При этом налогоплательщик, представляющий в налоговый орган пояснения, вправе дополнительно представить выписки из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета и (или) иные документы, подтверждающие достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию (расчет).
При командировках внутри России в электронных билетах может выделяться НДС, при этом сам электронный билет является документом строгой отчетности
Лицо, проводящее камеральную проверку, обязано рассмотреть представленные налогоплательщиком пояснения и документы.
Если после их рассмотрения либо при отсутствии пояснений налогоплательщика налоговый орган установит факт совершения налогового правонарушения или иного нарушения законодательства о налогах и сборах, должностные лица налогового органа обязаны составить акт проверки в порядке, предусмотренном ст. 100 НК РФ.
Как следует из вопроса, камеральная проверка при выявлении ошибок в налоговой декларации сразу же была завершена составлением акта о выявленных налоговых правонарушениях, при этом налогоплательщику не предоставлена возможность ни исправить ошибки, ни дать пояснения.
Такое решение налогового органа может быть оспорено налогоплательщиком в арбитражном суде. Так, в постановлении ФАС ЗСО от 18 февраля 2008 г.
N Ф04-1018/2008(705-А27-25) по делу N А27-6905/2007-6 судом отмечено, что поскольку законодатель не исключает возможность допущения налогоплательщиками каких-либо ошибок в заполнении декларации, то в силу ст. 88 НК РФ на налоговый орган возложена обязанность по сообщению налогоплательщику о выявленных ошибках с требованием о внесении соответствующих исправлений, однако инспекция эту обязанность не исполнила.
В постановлении ФАС МО от 8 мая 2007 г.
по делу N КА-А41/3779-07 суд не согласился с доводами налогового органа о допущенном налогоплательщиком правонарушении, влекущим доначисление налогов, так как установил, что организация допустила техническую ошибку при заполнении раздела “Налоговые вычеты” налоговой декларации, заключающуюся в указании значения суммы НДС по строке 332 вместо строки 331. Таким образом, несоблюдение налоговым органом ст. 88 НК РФ, предусматривающей возможность внесения исправлений в налоговую декларацию или дачи пояснений при выявлении налоговым органом ошибок или противоречий, может являться основанием для отмены решения, вынесенного по результатам подобной проверки.
– Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете приобретение электронного билета при направлении работника в командировку?
Если организация приобретает проездные билеты на транспорт, то находящиеся в кассе оплаченные проездные билеты учитываются на счете 50 “Касса”, субсчет 50-3 “Денежные документы”:
Дт 50 – Кт 60 – при приобретении непосредственно у агентства или у самой авиакомпании;
Дт 50 – Кт 71- при приобретении через подотчетное лицо.
При этом сам по себе билет является лишь договором перевозки (воздушной, железнодорожной или иной). На момент приобретения билетов услуга по перевозке еще не оказана, то есть приобретение билета свидетельствует не об оказании услуги, а только о заключении договора.
Таким образом, в общем случае проездные билеты приходуются на счет 50 “Касса”, субсчет 50-3 “Денежные документы”. Однако организация может принять решение об учете стоимости проездных билетов (в первую очередь – электронных!) на счете учета расчетов (60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”).
В этом случае при направлении работника в командировку организация не отражает задолженность работника в сумме стоимости билетов.
По возвращении из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах.
При этом, исходя из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (форма N АО-1), утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.
2001 N 55, стоимость билетов в авансовом отчете указывается, только если электронные билеты после приобретения учитывались в составе денежных документов.
На основании чека электронного терминала, распечатанных электронных билетов со штрихкодом, командировочного удостоверения (форма N Т-10) и утвержденного авансового отчета организация списывает дебиторскую задолженность и признает стоимость проезда в данном случае в составе расходов по обычным видам деятельности (п.
5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). При признании расхода производится запись по дебету счета 44 “Расходы на продажу” в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60 в зависимости от выбранного варианта учета электронных билетов.
Таким образом, бухгалтерская запись Дт 44 – Кт 60 может быть произведена только после утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Электронные билеты должны принимать в бухгалтерии
N 03-03-04/1 Министерство финансов Российской Федерации рассмотрело письмо по вопросу документального подтверждения расходов, связанных с приобретением электронных билетов, и сообщает следующее. Приказом Минтранса России от 18.05.2010 N 117 в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134
«Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»
внесены изменения, согласно которым маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Трудный путь авансового отчета
Для начала разберемся, с какой целью создаются авансовые отчеты.
Сотруднику, который вернулся из командировки или купил канцтовары для нужд компании, важно, чтобы работодатель возместил ему все расходы. Для этого необходимо сформировать авансовый отчет, прикрепить к нему подтверждающие документы, дойти до руководителя и проставить его визу (руководитель же должен подтвердить целевое расходование денежных средств), затем как-то доставить (лично либо путем пересылки по почте) все эти бумажки в бухгалтерию.
Поскольку бухгалтерия работодателя заинтересована в том, чтобы расходы были подтверждены документами должным образом, она обязательно проверит правильность оформления документов и в случае чего может вернуть авансовый отчет на доработку. Если это произойдет, сотруднику придется вновь идти в бухгалтерию либо дожидаться доставки документов по почте, при этом нет 100%-ной гарантии, что документы не потеряются в пути.
Процесс оформления и согласования авансовых отчетов получается длительным и трудоемким. Можно ли как-то его упростить, облегчив жизнь и сотруднику, и работникам бухгалтерии? Единственный вариант — максимальная автоматизация процесса.
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется необходимость распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью. Законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.
Подтверждение расходов
Во-первых, распечатка электронного билета и посадочный талон при авиаперевозках — это документы, подтверждающие сделанные расходы (согласно письмам Минфина РФ от 27.12.2007 №03-03-06/1/893 и от 21.08.2008 №03-03-06/1/476). Во-вторых, электронный пассажирский билет (или, другими словами, маршрут-квитанция) при авиаперевозках и багажная квитанция — это выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, которые являются документами строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 №134). Это означает, что компании и индивидуальные предприниматели могут применять их без использования контрольно-кассовой техники (ККТ) и выдачи кассового чека, если они куплены за наличные деньги или с помощью платежных карт. В итоге для подтверждения стоимости авиаперелета в целях налогового учета достаточно только распечатки электронного билета. Однако при возможности лучше приложить дополнительно сам пассажирский билет или чек ККТ, подтверждающий оплату. Помимо этого, необходимо предоставить посадочные талоны на рейсы туда и обратно.
Порядок учета электронного билета в авансовом отчете
Расходы для бухучета подтверждаются первичной документацией, оформленной в соответствии со ст. 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязательного перечня документов, которыми подтверждаются расходы на проезд, нет. Поэтому, для того, чтобы можно было признать расходы по покупке электронных авиабилетов, следует применять следующие документы:
- Квитанция или маршрут, распечатанный на бумаге электронный билет, в котором указывается стоимость перелета. Это позволит подтвердить расходы на покупку авиабилета.
- Посадочный талон, выдаваемый на регистрации при посадке на рейс. Данный документ подтверждает перелет по маршруту, который указан в билете.
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:
- выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;
- безналичным путем выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.
Суточные признаются в расходах на основании приказа на выплату суточных, копию которого можно приложить к авансовому отчету.
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.