Электронные первичные документы в бюджетной сфере с 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные первичные документы в бюджетной сфере с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обратиться за копией своей трудовой книжки может работник. Для этого он на имя руководителя должен написать заявление, в котором указывается просьба выдать оформленную должным образом трудовую книжку. Сотрудник может не указывать по какой именно причине ему потребовалась копия трудовой. Этот документ может потребоваться в банк, если работник решил оформить кредит. Запросить копию трудовой могут в соцзащиту для оформления каких либо пособий или льгот. Все причины, по которым может потребоваться копия трудовой являются для сотрудника личными и сообщать о них он не обязан. Копия трудовой также может потребоваться и работодателю, когда он подает документы на возмещение затрат по выплаченным пособиям в ФСС. По предоставленной копии будет подтвержден стаж, используемый для расчета пособия.

Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность

Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.

Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.

Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом. Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист по кадрам;
• иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Как заверять документы с 1 июля 2021

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

• Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
• Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2021 года необходимо :

• указывать запись «Верно»;
• Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
• указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

С 01.07.2019 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
• указывается дата заверения;
• нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года смотрите ниже.

Часто встречаются следующие ошибки:

1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

С 2022 года электронную подпись юрлица смогут получить только руководители организаций. А сотрудники компании должны будут получать ЭП физлица и использовать электронную доверенность.

Если сотруднику, например, бухгалтеру, нужно подписать документ от имени компании, то он будет подписывать документ личной ЭП и при этом прикладывать к пакету документов машиночитаемую доверенность. Механизм выдачи такого документа, определение ответственных лиц со стороны государства и утверждение регламентов сейчас разрабатывают Минкомсвязь РФ, экспертное сообщество и органы исполнительной власти.

Это условие будет касаться и подписи, которую бухгалтеры используют для отправки электронной отчетности, выставления платежных поручений. В будущем не понадобится издавать на сотрудника приказ на право подписи. По новым правилам такой приказ заменит электронная доверенность. И тогда информационные системы начнут без участия человека проверять полномочия подписанта и автоматически решать, можно ли принять от него документ, в том числе налоговую декларацию.

До 1 января 2022 года для физических лиц, действующих от имени юридического лица, ничего не меняется! Они могут получать электронную подпись, как и раньше.

С 1 января 2022 года подписи коммерческим компаниям будут выдавать только Удостоверяющий центр ФНС и его доверенные УЦ, а также Центробанк (руководителям кредитных организаций) и Казначейство (руководителям госорганов).

Но сотрудники предприятий и обычные граждане по-прежнему смогут получать ЭП в аккредитованных УЦ.

Вот, посмотрите таблицу.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

• ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
• далее указывается должность лица, заверившего копию;
• проставляется его личная подпись;
• делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• указывается дата заверения;
• проставляется печать.

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Что такое копия документа?

Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-2013¹). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.

Как правило, копия документа должна воспроизводить все реквизиты копируемого документа, в том числе реквизиты бланка. Исключение составляют копии исходящих документов, остающихся в деле организации, на которых реквизиты бланка не воспроизводятся, однако проставляются дата подписания документа и его регистрационный индекс (ч. 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству, ч. 4 подп. 7.28 п. 7 СТБ 6.38-2016²).

---

¹ Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 (в ред. от 20.03.2017).

² Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (в ред. от 26.08.2019).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (234), июль 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Эффективные сейфовые опечатывающие устройства: электронные счётчики открывания

Если пластилин и свинцовые штампы наилучшим образом подходят для работы с дверями, ящиками и тубусами, то данный тип защиты показывает свои достоинства именно при взаимодействии с различными сейфами. Аппараты монтируются на внутреннюю сторону дверец, и активируются в соответствии с критериями заложенного в них алгоритма.

Всякий раз при движении запирающей плоскости срабатывает механизм – счетчик, увеличивающий текущий показатель на единицу. Именно такой параметр впоследствии может снимать оператор или ответственное лицо для получения информации о посещениях, например, закрытого объекта.

В соответствии с конструкционными особенностями электронные пломбы не могут «обнуляться»: их величина не изменяется даже при наличии электротехнического оборудования и опыта в программировании. При попытке бесшумного или силового демонтажа агрегат подвергается сильным визуальным изменениям. Достаточная хрупкость установки также служит в качестве дополнительного средства защиты.

Сейфы с опечатыванием замочной скважины, закрытые при помощи таких устройств, оказываются под максимальной протекцией от несанкционированных взломов. Корпус установки, как правило, пронумерован – такое положение дел исключает возможность полной замены аппарата злоумышленниками.

Как указать альтернативный способ в уставе или решении

Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.

Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.

Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.

Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».

Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

1. Установлены единые сроки уплаты налогов, страховых взносов.

Подробная информация содержится в Федеральном законе от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Изменение связано с тем, что с 1 января вводится единый налоговый платеж, о котором мы уже говорили выше. Срок уплаты НДС переносится на 28-е число (до этого предельным сроком уплаты было 25-е число), но сам порядок уплаты не меняется. То есть уплачивать НДС необходимо будет не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующего за истекшим кварталом.

Организации и индивидуальные предприниматели на УСН будут уплачивать налог по итогам года в следующие сроки:

• Организации – не позднее 28 марта следующего года (сейчас не позднее 31 марта следующего года).
• Предприниматели – не позднее 28 апреля следующего года (сейчас не позднее 30 апреля следующего года).

Страховые взносы будут выплачиваться исходя из единой базы по тарифам:

• С выплат, не превышающих единую предельную величину базы, – по тарифу 30 %.
• С выплат, превышающих единую предельную величину базы, – по тарифу 15,1 %.

2. Введение новых коэффициентов-дефляторов (Приказ Минэкономразвития № 573 от 19 октября 2022 г.)

Коэффициент-дефлятор – это коэффициент, который при расчете налога учитывает изменение потребительских цен на товары (работы, услуги) в России за предыдущий период (год или квартал).

Его применяют, например, при уплате налога при УСН, НДФЛ, торгового сбора.

С 2023 года будут действовать такие коэффициенты:

• УСН — 1,257.
• НДФЛ (расчёт фиксированного авансового платежа по налогу отдельными категориями иностранных работников при приобретении патента на работу) — 2,270.
• Торговый сбор — 1,729.

3. Изменение лимитов по доходам для применения УСН.

Установлены новые лимиты по доходам для применения упрощенной системы налогообложения в 2023 году. Так, с 1 января 2023 года для перехода на УСН предельный размер дохода за 9 месяцев 2022 года для юридических лиц не должен превысить 141,4 млн рублей. А предприниматели, уже находящиеся на УСН, смогут наращивать обороты на больший лимит, не опасаясь потерять право на применение этого спецрежима.

Предельные величины доходов для применения УСН теперь составляют:

• для обычных ставок (6% – «доходы» и 15% – «доходы минус расходы») – 188,55 млн рублей (в 2022 году – 150 млн рублей);
• для повышенных ставок (8% – «доходы» и 20% – «доходы минус расходы») – 251,4 млн рублей (в 2022 году – 200 млн рублей).

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

По мнению налоговиков, все такие документы, оформленные на иностранном языке, в обязательном порядке должны сопровождаться исключительно нотариальным переводом, к которому по юридической силе приравнивается перевод, совершенный должностными лицами консульских учреждений РФ (п. 7 ст. 38 «Основ законодательства РФ о нотариате», утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1).

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Заверение документов для налоговой 2021

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2021, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

Подпись заявителя должна быть заверена нотариусом, за исключением случая направления документов в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя

Обратите внимание, что заявление Р13014 нельзя подавать в электронном виде с ЭЦП заявителя при смене директора общества с ограниченной ответственностью. Дело в том, что до момента регистрации изменений в ООО у нового руководителя нет ЭЦП. В этом случае подойдет лишь отправка документов через нотариуса или лично заявителем в бумажном виде в ИФНС или МФЦ.

Стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Данным Стандартом предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов.

В п. 5.26 Стандарта указано, что отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Новая форма оплаты налогов касается не только бизнеса, но и всех государственных и муниципальных учреждений, то есть всех юрлиц без исключения. О важности темы местных депутатов предупреждал в конце 2022 года министр финансов края Данил Ситников на совещании в краевом парламенте.

«С учетом прохождения платежей, того, что механизм новый и на нем начнет работать вся страна, убедительная просьба вместе с администрациями, главами подумать о необходимой подушке безопасности, которая позволит перечислить хотя бы зарплату. Конечно, все это будет под нашим контролем. Но просьба максимально подготовиться», – настоятельно обратился он к коллегам, подчеркнув, что пройдет еще немало совещаний по этому вопросу.

Похожие записи:

• Газовые счетчики меняются бесплатно по законодательству рф?
• Сколько дней нужно отработать при увольнении на испытательном сроке
• Единый налоговый счет: как платить налоги и взносы в 2023 году