Образец личного листка по учету кадров 2023 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец личного листка по учету кадров 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Настоящий листок представляет собой анкету. Если для государственных структур конкретная форма установлена Постановлением Правительства, то вот в случае с частными организациями всё гораздо проще. Администрация фирмы вправе самостоятельно создать бланк, отразить в нём только те моменты, которые ей необходимы.
Анкета всегда выполняется на чистых листах бумаги формата А4. Будет достаточно 2-3. Текст всегда исполняется в печатном виде, так как речь идёт о бланке. Заполнять листок можно будет уже как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта имеют право на жизнь. Информация есть информация, способ её изложения на бумаге не может повлиять на достоверность сведений.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
Личный лист хранится в личном деле работника. Заполняется работником собственноручно, в одном экземпляре. Утвержденной формы личного листка по учету кадров нет, ниже приведен образец.
ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ
|
1. |
Прізвище |
Місце для фотокартки |
||||||
|
ім’я |
по батькові |
|||||||
|
2. |
Стать |
|||||||
|
3. Рік, число і місяць народження |
|
|||||||
|
4. |
Місце народження |
|||||||
|
(село, місто, район, область) |
||||||||
Характеристика и предназначение
Личный листок по учету кадров занимает ведущее место в совокупности документов первоначальной регистрации кадров. Этот информационный носитель включает индивидуальные данные о сотруднике, в том числе биографические, которые необходимы работодателю.
Основное предназначение личного листка заключается в первичном учете кадрового состава учреждения, предприятия или компании.
Структура этого кадрового документа не регламентирована федеральными нормативными актами и может устанавливаться организацией самостоятельно. Работодатель имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму бланка листка.
Документ содержит информацию о дате, месте рождения и регистрации сотрудника, сведения об его уровне образования, повышении квалификации, фиксированных периодах работы в других организациях, составе семьи и воинской обязанности.
Как правило, данный документ заполняется на специалистов и руководящих работников. Наличие в кадровом производстве личного дела, куда он помещается на хранение, не является обязательным для некоммерческих организаций или компаний разных форм собственности. Комплектование информационных носителей данными о сотрудниках в форме личного дела является обязательным только для лиц, занимающих должности гражданской и муниципальной службы.
О том, как правильно формируется личное дело работника, смотрите на следующем видео:
О бланках и формах для личного листка
Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.
Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.
Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.
Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.
Личная карточка, личное дело, анкета — отличия
Не стоит путать личный листок по учету кадров и личную карточку по форме №Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы и это обязательный документ для всех должностей и организаций. Собственно, информация из личного листка, а также из оригиналов документов сотрудника — и есть та база информации, которая вносится в личную карточку.
При устройстве на работу кандидат на должность может заполнять какие-либо анкеты. Их можно использовать как инструмент в работе эйчара и анализировать при окончательном выборе, но к кадровым формам она не имеет никакого отношения.
Наконец, личное дело — это документ, тоже не являющийся обязательным для всех категорий работников. Сама папка с делом может включать в себя все вышеперечисленное.
Личный листок по учету кадров
Скачать бланк личного листка по учету кадров в word
Скачать бланк дополнения к личному листку по учету кадров
Скачать образец заполнения личного листка по учету кадров в 2022
Скачать образец заполнения дополнения к личному листку по учету кадров в 2022
Для частных организаций этот документ не является обязательным. Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, по Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.2022 № 135, этот документ обязателен в личных делах прокурорских работников, и сотрудники отдела персонала прокуратуры знают, как заполнить личный листок по учету кадров с учетом специфики. Единого нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать листок, не существует.
В листке собраны основные данные о сотруднике. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними, составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу ему поручить.
Личный листок по учету кадров образец заполнения 2021 следственный комитет
Учет кадров – это работа по сбору личных и биографических сведений о каждом работнике предприятия. Чтобы систематизировать подобную информацию на каждого сотрудника заводится личный листок, где помимо прочего вклеивается фото работника.
Личный листок по учету кадров — это учетный документ, который является составной частью личного дела и используется для быстрого принятия кадровых решений. В статье вы сможете узнать важные нюансы его составления, а также .
Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет полное право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Например, работник может не захотеть указывать в бумаге информацию о своих родных и близких. Принудить человека к заполнению документа никто не может.
Заполняем личный листок по учету кадров
В личное дело не включаются:
– копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме.
Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».
Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
– не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.
Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
– фамилия, имя, отчество;
– дата и место рождения;
– полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
– трудовая деятельность;
– профессия;
– общественная работа, участие в выборных органах;
– отношение к воинской службе и воинское звание;
– наличие правительственных и других наград и поощрений;
– сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Образец заполнения автобиографии
Автобиография
Я, Щеглова (Федорцова) Ирина Петровна, родилась 12 сентября
1984 года в городе Минске.
С 1991 по 2001 гг. обучалась в средней школе № 45 г. Минска. Школу окончила с золотой медалью.
С 2001 по 2006 гг. обучалась в Белорусском государственном экономическом университете на факультете права. Получила квалификацию «юрист».
Трудовую деятельность начала в 2006 г. в ООО «Трэки» в должности юрисконсульта. В 2010 г. была переведена на должность ведущего юрисконсульта. Уволилась из ООО «Трэки» 04.05.2014.
С 2014 по 2015 гг. работала ведущим юрисконсультом ИООО «ГруппаМ».
Я не принимала участия в выборных законодательных и представительных органах. В профсоюзе не состою.
Невоеннообязанная.
Семейное положение – замужем.
Муж – Щеглов Илья Владимирович, 1980 г.р., работает инженером в ООО «Эдванс».
Дочь – Щеглова София Ильинична, 2007 г.р., учится в гимназии № 2
г. Минска.
Отец – Федорцов Петр Олегович, 1950 г.р., пенсионер.
Мать – Федорцова Ольга Андреевна, 1951 г.р., пенсионерка.
Вместе с мужем и дочерью проживаю по адресу: г. Минск, ул. Лидская, 25-12.
Телефон: +375 17 236 45 16.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Это документ в котором содержаться основные данные сотрудника, он является практически, автобиографией:
- Подобная методика позволяет руководителю фирмы в кратчайшие сроки ознакомиться с новоиспеченным работником.
- Сам документ представляет собой анкету, которую требуется заполнить собственноручно сотруднику при поступлении на работу. Ее можно заполнить на компьютере или от руки.
- Данный документ заполняется уже после того, как руководитель составил форму Т-1.
Количество полей, вопросов, а также страниц устанавливает сам работодатель исходя из пожеланий, а также потребностей. - Также на основании этого документа работодатель может принять решение о спектре работ, который может выполнять данный сотрудник.
- Его использование не является обязательным условием. Например, в частных и маленьких организациях он практически не используется. Однако данный документ очень полезен, так как он значительно экономит время и позволяет избежать проблем в рабочем процессе. Из-за этого его очень часто используют в крупных компаниях.
При приеме на должности муниципальной сферы, заполнение данного листка является обязательным условием.
Этот аспект утвержден Приказом Генпрокуратуры России №135 от 13.03.2018 года. Однако данный нормативно – правовой акт устанавливает обязательность заполнения только для сотрудников прокуратуры, а также при вступлении в должность в следственном комитете.
Документа или нормативно – правового акта, который обязывает использовать данную форму, на данный момент, не предусмотрено.
Использование данного документа в личном деле не является обязательным условием. Это связано с тем, что не все предприятия используют данную форму и соответственно внести его они тоже не могут.
Однако если фирма при приеме на должность просит сотрудника заполнить этот листок, то логичнее всего все-таки прикладывать его к личному делу. Это поможет избежать недопонимания, а также претензий со стороны сотрудника и служб, в которые он обратиться.
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты. Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
В фирмах, где он необязателен, особо негативных последствий для сотрудника не будет. Единственным аспектом будет возможное негативное отношение начальства, а также других сотрудников. Это может в будущем сказаться на карьере работника.
Если сведения, которые указал сотрудник, устарели или стали неактуальными он обязан сообщить об этом руководству.
Например, если работник:
- женился;
- развелся;
- пребывал за границей в командировке;
- изменил фамилию;
- другие изменения.
Руководство же должно своевременно внести соответствующие изменения в данный документ. Также руководитель фирмы должен быть обязательно ознакомлен со сведениями, указанными при заполнении данного бланка.
Хранения этой формы на предприятии зависит от времени его заполнения:
- Если он оформлен до 1 января 2003, то срок хранения составляет 75 лет.
- Если он оформлен в период после 1 января 2003, то срок хранения составляет 50 лет.
- Если он оформлялся гражданином, поступающим на должность руководителя, то данный документ хранится бессрочно.
Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.
Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.
Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:
- отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
- несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
- все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
- максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.
Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.
Дополнение к личному листку по учету кадров
Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.
Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?
- Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
- Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
- Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
- Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
- Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).
Что такое личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров — анкета, которая содержит сведения о работнике, переданные им самим. Это своеобразный профессиональный автопортрет специалиста.
| Важно!
До момента трудоустройства соискатель может заполнять любые анкеты, тесты, предоставлять резюме и любую информацию о себе. Сведения, указанные в этих бумагах, не имеют законной силы и вполне могут быть недостоверными, поскольку на тот момент между соискателем и организацией еще не было трудовых отношений. |
Поэтому первый документ, в котором новый сотрудник рассказывает о себе и который будет в дальнейшем основой для его личного дела и перечня его персональных данных — это и есть личный листок.