Резервы на оплату отпусков в 1С: Бухгалтерии
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Резервы на оплату отпусков в 1С: Бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Способы определения величины «отпускного» резерва
Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).
Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.
При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:
-
на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;
-
на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.
Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.
Правило второе. Определяем следующие показатели:
- способ резервирования,
- предельную годовую сумму резерва,
- ежемесячный процент отчислений в резерв (Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-03-06/2/19828). Обязательно указываем их в налоговой учетной политике.
Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.
Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
Инвентаризация оценочных обязательств (резервов)
Пример
ООО Конфетпром ведет учет оценочных обязательств и резервов по оплате предстоящих отпусков нормативным методом (10% от фонда оплаты труда с учетом страховых взносов и взносов НСиПЗ и предельной величиной 1000000 руб. в год) и производит начисление отпуска за счет оценочного обязательства и резерва в бухгалтерском и налоговом учете. Необходимо в декабре 2021 г. произвести инвентаризацию оценочных обязательств и резервов по сотруднику Волкову М.С. Сотрудник работает в организации с 01 января 2021 г. с оплатой по окладу 65000 руб.
По сотруднику на декабрь 2021 г. накопленные по бухучету суммы резервов 42078,95, страховых взносов с резерва — 12623,68, взносов НСиПЗ с резерва — 84,16, накопленные в налоговом учете суммы резервов 37020,93, страховых взносов с резерва — 11106,28, взносов НСиПЗ с резерва — 74,04
Разница в 5058,02 возникла в мае, когда отпускные в сумме 31058,02 превысили накопленные к моменту отпуска резервы 26000,00 (10,00% * 65000,00 * 4/100).
Проводки по резерву отпусков в бухгалтерском учете
Создание резерва на оплату отпусков отображается проводкой Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 96. ПБУ 8/2010 не указывает, как часто на протяжении года она должна выполняться. Это юрлицу тоже придется установить самостоятельно. В целях равномерного отнесения на затраты начисления можно делать помесячно или поквартально.
Расходоваться резерв будет в течение следующего года. Каждый раз при начислении отпускных и относящихся к ним отчислений возникающие при расчете суммы будут списываться со счета 96 записями Дт 96 Кт 70 и Дт 96 Кт 69 (п. 21 ПБУ 8/2010).
Правильность сумм показываемого в учете резерва подлежит периодической (а на конец года — обязательной) проверке (п. 23 ПБУ 8/2010). По ее итогам резерв может быть скорректирован в сторону уменьшения или увеличения.
Если резерв полностью использован до истечения года, на который он создавался, суммы продолжающих начисляться отпускных и начислений на них следует относить на затраты (п. 21 ПБУ 8/2010). Если же реальные расходы по отпускным не вышли за пределы величины резерва, то его излишек можно в конце года не относить в прочие доходы, а учесть в объеме резерва, формируемого на следующий год (п. 22 ПБУ 8/2010).
***
Резерв, создаваемый по отпускным, приходящимся на следующий год, относится к числу оценочных обязательств, регулируемых ПБУ 8/2010. В бухучете он должен создаваться всеми юрлицами, кроме тех, кто может не использовать это ПБУ. Разработать алгоритм расчета и установить периодичность отчислений в резерв нужно самостоятельно. Итоговый объем резерва составляют как сами отпускные, так и отчисления по ним в фонды. При начислении и списании резерва отпусков проводки корреспондируют со счетом 96. Начисление отражается с указанием этого счета в кредитовой части записи и счетов учета затрат — в дебетовой. Списание делается проводкой, имеющей в дебетовой части счет 96, а в кредитовой — счета 70 и 69. Резерв подлежит инвентаризации.
***
Еще больше материалов по теме в рубрике «Бухгалтерский учет».
Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков
Для определения процента отчислений можно использовать формулу:
Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%
Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.
Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:
Сумма по оплате труда и взносам * Процент
Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:
Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года
В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.
Пример
Компания ООО «Альфа» должна сформировать резерв отпусков в налоговом учете на будущий календарный год, производя ежемесячные отчисления в текущем. На первом этапе нужно определить процент ежемесячных отчислений:
|
№ п/п |
Показатель |
Сумма, руб. |
| 1 | Планируемая величина расходов на отпуска | 500 000 |
| 2 | Страховые взносы с отпусков (стр. 1 * 30,2%) | 151 000 |
| 3 | Итого планируемая величина расходов на отпуска и страховые взносы (стр. 1 + стр. 2) ─ лимит отчислений в резерв | 651 000 |
| 4 | Планируемая величина расходов на оплату труда | 6 000 000 |
| 5 | Страховые взносы с расходов на оплату труда (стр. 4 * 30,2%) | 1 812 000 |
| 6 | Итого планируемая величина расходов на оплату труда и страховые взносы (стр. 4 + стр. 5) | 7 812 000 |
| 7 | Ежемесячный процент отчислений в резерв отпусков (стр. 3 / стр. 6 * 100%) | 8,33% |
Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск
Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования.
Пример
Компания «Книга» отразила в учетной политике, что резерв на оплату отпусков формируется ежеквартально. Для начисления зарплаты и страховых взносов используется счет 44 «Издержки обращения», всего в компании трудится 20 человек. Оснований для применения пониженных и повышенных страховых взносов у компании не имеется (суммарная ставка страховых взносов — 30,2%). На 31.03.2021 года данные за квартал следующие:
- количество дней неиспользованного отпуска — 134;
- за 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 руб.;
- в квартале 91 день.
- Рассчитаем резерв на 31.03.2021:
СДЗ = 678 000 / 91 / 20 = 372,53 руб.
Сумма резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 998 380,40 руб.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 «Резерв на отпуск» — 301 510,88 руб.
- Добавим в данный пример еще несколько данных, чтобы разобраться, как корректируется резерв по отпускам:
- на 31.03.2021 начислен резерв на отпуск и страховые взносы в размере 1 299 891,28 руб.;
- во 2-м квартале сумма начисленных отпускных и страховых взносов с них составила 140 900 руб.;
- количество неиспользованных дней отпуска на конец 2-го квартала составляет 120 дней;
- заработная плата за 2-й квартал и количество работников остались такими же, как в предыдущем периоде.
Таким образом, по состоянию на 30.06.2021 величина неиспользованной суммы резерва равна 1 299 891,28 – 140 900 = 1 158 991,28 руб.
Для чего создавать резерв
Выше мы выяснили, что в каждой компании должны быть сформированы затраты для оплаты резерва по отпускам. Исключение составляют малые формы организаций. Они могут не определять будущие затраты на оплату отпусков. В налоговом учете начисление резерва является правом компании, но не обязательством.
Если организация определяет резерв как по бухгалтерскому, так и по налоговому учету, при любом варианте будут возникать различия в ПБУ 18/02.
Суть в том, что правила расчета различаются. В бухгалтерском учете нужен резерв, чтоб учитывать обязательство компании выплатить отпускную плату за оставшиеся дни, которые работник уже заработал. Это равно ориентировочной сумме отпускной заработной платы, которую сотрудники должны получить. А цель налогового резерва — посодействовать организации умеренно списывать затраты на отпуск служащих. Чтобы высчитать месячную сумму отчислений, реальные издержки на рабочую силу должны быть умножены на определенный процент.
Резервы отпусков и пример расчета
Чтобы лучше понять изложенный выше материал, рассмотрим выполнение расчета в вымышленной организации «Старт». Допустим, она отразила в учетной политике, что резерв на отпуск оплачивается каждый квартал. Для определения зарплаты и страховых премий употребляется счет 44 «Издержки обращения». В компании работают 20 человек. Она не имеет оснований для внедрения пониженных или повышенных страховых тарифов (общая ставка премии составляет 30,2%). По состоянию на 31.03.2017 года данные за квартал выглядят следующим образом:
- Число дней неиспользованного отпуска — 134.
- За 1-й квартал сумма начисленной зарплаты составила 678 000 рублей.
- 91 день в квартале.
Методика расчета:
1. Высчитать резерв на 03/31/2017:
СДЗ = 678 000/91/20 = 372,53 руб.
Размер резерва составляет 372,53 × 134 × 20 + 372,53 × 134 × 20 × 30,2% = 998 380,40 + 301 510,88 = 1 299 891,28 руб.
Для резерва отпусков проводки:
Дт 44 «Издержки обращения » Кт 96.01 — 998 380,40 рублей.
Дт 69 «Внебюджетные фонды» Кт 96.01 — 301 510,88 рублей.
2. Добавим дополнительные данные в наш пример, чтоб узнать, как корректируется отпускное пособие:
- По состоянию на 31 марта 2017 года были предусмотрены резервы и страховые платежи в размере 1 299 891,28 рублей.
- Во 2 квартале сумма начисленных отпусков и страховых премий от них составила 140 900 рублей.
- Число неиспользованных дней отпуска в конце второго квартала составляет 120 дней.
- Зарплата за 2 квартал и число служащих оставалось аналогичным, как и в прошлом периоде.
В итоге, по состоянию на 30 июня 2017 года сумма неиспользованной отпускной суммы резерва составляет 1299,891,28 — 140,900 = 1,158,991,28 рублей.
В конце года (как правило, 31 декабря) принципиально важно провести инвентаризацию резерва и сопоставить скопленные за год затраты и реальные отпускные. Разница может быть включена в оплату труда.
А что делать в случае, если компания совершенно не пользовалась резервом? Все будет зависеть от того, планирует ли она начислять его в следующем году или нет.
Если компания не взимает резерв, она будет включать излишек в доходе.
Если организация решила создать резерв на следующий год, то тогда порядок начислений различается. Компания не может включать определенную часть затрат в выручку. Для необходимо найти служащих, которые не полностью использовали свои дни отпуска, намеченные на этот год. Потом высчитать сумму пособия на их каникулы, беря во внимание платежи, которые пригодятся для оплаты в это время.
Результатом расчета будет остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год.
Методики создания резерва в бухучете
По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).
Расчет резерва отпусков: пример 2020 года
ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков.
Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2018 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.
Создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для тех, кто работает по упрощенке. Обязанности прописаны:
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. Поэтому на отчетную дату объем зарезервированных денег должен равняться той сумме, которую пришлось бы выплатить работникам, если бы они одновременно ушли в отпуск. А вот отчетной датой может быть:
Первый из перечисленных вариантов — последнее число месяца — точнее всего отражает текущее положение вещей, но при этом является наиболее трудоемким.
Последний — 31 декабря — самый простой, но и наименее информативный. Воспользоваться им могут только те организации, которые отчитываются только по итогам года.
Специалисты считают, что оптимальным вариантом будет формировать резерв отпусков в последний день каждого квартала.
- Бюджетная организация вправе сама выбрать удобный подход, после чего решение нужно закрепить в учетной политике.
- Подходящий вариант бюджетная организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
- Если организация решает считать отпускной резерв по каждому сотруднику, используется такая формула:
- Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которую нужно зарезервировать для оплаты отдыха.
- Самая сложная формула, выглядит она так:
- В бюджетном учете начисление резерва на оплату отпусков и все другие операции с ним отражаются такими корреспонденциями счетов:
Обязанность создать резерв по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н.
Все остальные компании обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Правила его формирования организация определяет самостоятельно и прописывает в своей учетной политике.
При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства.
Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Резерв на оплату отпусков, проводки:
Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков
20, 25, 26, 44
96
Начислены отпускные
96
70
Выплачены начисленные суммы
70
51, 50
По пункту 15 ПБУ 8/2010, создать оценочное обязательство необходимо как минимум один раз в год по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которая будет выплачена в будущем году, одной проводкой. Например, можно взять объем отпускных выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам. Они могут уволиться, компания может набрать новых сотрудников и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование резерва в течение всего года.
Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неотгулянных отпусков по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм.
Как вариант, возможно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
- ежемесячно (разделив на 12);
- ежеквартально (разделив на 4).
Показатели учетной политики организации
Порядок резервирования средств должен быть утвержден в учетной политике. В разделе, касающемся БУ, представляется методика расчета отчислений, определены даты создания фонда и признания расходов в учете. Законодательно разработанных способов формирования резервного фонда не установлено.
Резервирование в НУ требует исполнения требований, указанных в ст. 324.1 НК РФ. Отсутствие определения условий резервирования может привести к отказу принятия отчислений в расходах при проверке ИФНС. В случае создания резерва в НУ в учетной политике потребуется утвердить ряд условий.
| Условия резервирования | Порядок определения |
| Расчет предельной суммы отчислений
Определение нормы отчислений Выбор способа формирования резерва Создание сметы – формы произвольного характера |
Расчетная величина, установленная на основании числа дней отпуска и расходов
Рассчитывается ежемесячно как частное от общего числа расходов по оплате отпуска и размера расходов фонда заработной платы Определяется предприятием Документ определяет равномерное списание расходов |
Создание резервного фонда допускается только для предприятий, использующих метод начисления в учете. При отсутствии резерва на отпуска списание расходов для предприятий, практикующих метод начисления, ведется в размере фактических расходов.
Даты создания резерва
В бухучете резерв может быть признан на отчетную дату, выбор которой производится из нескольких вариантов на усмотрение предприятия.Основной критерий определения резерва в БУ – наиболее вероятная величина выплат. Организация должна рассчитывать резерв на каждую отчетную дату.
Резерв может формироваться на одну из выбранных отчетныхдат
| Отчетная дата | Количество раз формирования резерва | Использование в учете |
| Последний день месяца | 12 (двенадцать) | Редко применяется, поскольку определить, контролировать и списывать в расходы ежемесячную сумму достаточно сложно. Размер допускается превысить расчетную на 5% — показатель, не учитываемый при реализации признака существенности |
| День окончания квартального периода | 4 (четыре) | Является наиболее оптимальной формой резервирования |
| Последний день года | 1 (один) | Редко используется в учете |
В налоговом учете признание расходов производится равномерно, начиная с первого месяца года. Списание сумм производится только при наличии фактических расходов. В учете начала года осуществляется списание затрат до их фактического осуществления с применением показателя «Отложенный налоговый актив». Вычитаемая временная разница применяется в соответствии с ПБУ 18/02, о чем должно быть указано в учетной политике.
Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. Списываются ли за счет резерва сумма выплат учебного отпуска?
Учебные отпуска относятся к дополнительным видам отпусков и могут быть начислены за счет резервов.
Вопрос №2. Формируется ли резервный фонд на работников, принятых по гражданско-правовым договорам?
Средства на оплату отпусков резервируются только для работников, принятых по трудовым договорам. Форма приема на работу по ГПД трактуется как оказание услуг.
Вопрос №3. Когда формируется резерв на отпуска?
Резерв начинает действовать с 1 января и должен быть утвержден до начала календарного года. Показатели резервирования включаются в учетную политику и утверждаются приказом руководителя.
Вопрос №4. Как можно упростить списание расходов за счет резерва в БУ? Возможно ли установить ежемесячный фиксированный процент?
Равномерное списание затрат на отпуска при наличии резерва в бухучете не производится. Даже если утвердить смету с равномерным отчислением, списание производится в размере фактических затрат в пределах резерва, сумма которого корректируется на отчетную дату.
Вопрос №5. По каким данным в конце года утверждать резерв, если с нового календарного года планируется изменение тарифов отчислений в фонды, например, в ФСС?
Резервы на отпуск, утверждаемые до начала календарного года, используются в следующем периоде. Сумму фонда необходимо рассчитывать с учетом тарифов, действующих в году использования резерва. При возникновении изменений, внесенных после утверждения фонда, корректировка производится в конце года.
Как отразить разницу, возникшую между бухгалтерским и налоговым учетом, если в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков не создавался
Рассмотрим ситуацию, когда резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете не создавался, а суммы отпускных в течение года были включены в состав расходов в том отчетном периоде, на который приходился отпуск. Допустим, величина не израсходованных на оплату отпусков средств резерва по состоянию на 31 декабря в налоговом учете составила 40 000 руб. При этом все работники использовали все дни отпуска. Приказом об учетной политике для целей налогообложения на 2005 г. также было утверждено создание резерва на оплату отпусков.
Превышение суммы созданного в налоговом учете резерва над суммой произведенных за его счет расходов на оплату отпусков привело к образованию кредитового сальдо по счету 77 «Отложенные налоговые обязательства», величина которого по состоянию на 31 декабря составила 9600 руб. (40 000 х 24%).