Как избежать проблем с аутсорсером

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как избежать проблем с аутсорсером». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

• правильность регламентированного учета налогов;
• своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
• обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Что это за соглашение

Такой договор подразумевает передачу какой-либо работы в руки организации, профессионально оказывающей такие услуги, с целью экономии на штате собственных сотрудников. В России это достаточно новое явление, которое, однако, уже получило довольно широкое распространение. Благодаря передаче некоторых неосновных направлений своей деятельности профессионалам можно получить ряд преимуществ: экономия на непроизводственных расходах, экономия времени и нервов (в процессе обучения новых сотрудников часто возникают ситуации ошибок и промахов).

Передав некоторые вспомогательные функции в специализированную организацию, можно рассчитывать на качественное выполнение поручений, ведь аутсорсеры – это чаще всего профессиональные работники, имеющие свое рабочее место, необходимое программное и техническое обеспечение.

Таким образом, его деятельность контролируется двумя сторонами – получателем услуги и его собственным работодателем.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

1. Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
2. Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
3. Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
4. Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
5. Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:

• подготовка политики учета;
• оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
• расчет зарплаты и взносов;
• работа с отчетностью;
• расчет налогов;
• сдача деклараций;
• создание поручений по платежам;
• ведение регистров;
• сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
• опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

• регистрация компании;
• ведение кадрового учета;
• ИТ-поддержка;
• выбор режима налогообложения;
• юридические консультации;
• составление и проверка условий договоров;
• ведение учета финансов и управления;
• охрана труда.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Обязательным условием взаимодействия с аутсорсером является заключение официального договора. Как правило, в этом случае используется договор подряда либо возмездного оказания услуг между двумя организациями. Важно, чтобы предметом контракта было именно оказание услуг, а не аренда персонала, так как в противном случае речь будет идти о другом явлении – аутстаффинге. Договор заключается в письменной форме на любой срок, который нужен заказчику.

Чтобы при дальнейшем управлении деятельностью аутсорсера не возникло никаких затруднений, нужно подробно описать в договоре перечень работ, выполняемых сотрудниками аутсорсинговой организации. Кроме перечня услуг, подробно перечисляется стоимость и сроки их оказания. Также важно детально описать ответственность обеих сторон и условия, на которых договор может быть расторгнут до достижения срока его окончания. Здесь используются нормы из глав 37 и 39 ГК РФ.

Есть один важный момент – если в процессе получения услуг аутсорсера у заказчика возникнет потребность в выполнении дополнительных задач, не прописанных в договоре, за них придется заплатить отдельно. Именно поэтому при составлении контракта нужно быть предельно точным и максимально подробно описывать результат, который вы хотите получить. Это же поможет в дальнейшем и в мониторинге за деятельностью аутсорсера.

Во избежание возможных проблем при управлении персоналом аутсорсинговой компании стоит провести инструктаж для сотрудников-аутсорсеров касательно выполнения делегированных бизнес-процессов. При этом учтите, что специалисты могут игнорировать должностные инструкции и правила внутреннего распорядка вашей компании при выполнении своей работы, так как не обязаны им подчиняться. Их основная задача – качественно оказать услуги, описанные в договоре. Это ограничение можно обойти, если сделать документы, описывающие внутренние правила компании, частью договора. В данном случае персонал аутсорсера будет обязан им следовать.

Основная обязанность исполнителя — выполнить работы, заказчика — оплатить их. Однако, чтобы при приемке работ не возникло разногласий, стоит составить перечень требуемых услуг, сроки их выполнения, указать иные важные для заказчика моменты. Обычно заказчик включает в соглашение такие пункты, как:

• предупреждение о возможных отрицательных последствиях каких-либо действий или решений;
• предоставление консультаций и пояснений в случае обращения заказчика или его работников;
• обязанность по неразглашению сведений, которые стали доступны бухгалтеру в ходе выполнения поручения;
• обеспечение сохранности документов;
• выполнение обязательных указаний заказчика;
• оказание услуг лично (или возможность привлечения других квалифицированных работников);
• предупреждение о сроках сдачи отчетности и осуществления платежей.

Заказчик, со своей стороны, обязан оплатить работы вовремя и предоставить всю необходимую информацию: документы, доверенности.

Договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Такое понятие как «аутсорсинг» не определен не только в гражданском кодексе, но и вообще в российском законодательстве. Поэтому составляется договор на аутсорсинг в виде гражданско-правового договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

В связи с тем, что специальных мер по регулированию аутсорсинговых услуг законодательство не предусматривает, единственный документ, который контролирует порядок выполнения услуг – является договор. Договор на аутсорсинг должен содержать в себе следующее:

• условия выполнения договора как заказчиком, так и исполнителем;
• детализированное описание предоставляемых услуг;
• подписи должностных лиц.

Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге

В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами компаний в формате аутсорсинга. Это дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д.

Если вы решили остановить свой выбор на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:

Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.

Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Практика показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.

Советуем обращать внимание на наличие отзывов. Прекрасно, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться банальным, но чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное.

Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим. Можно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?

Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу. Поэтому не рекомендуем работать с такими организациями.

Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

• нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
• воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Важность заключения договора

Контракт имеет юридическую силу. Это гарантирует сторонам исполнение обязательств контрагента. Его можно использовать как эффективный инструмент при разрешении возникающих разногласий. Поскольку обязанности освещаются максимально подробно, исполнитель и заказчик точно знают, что должны делать в процессе сотрудничества.

Такие документы составляются для всех форм официального аутсорсинга: бухгалтерское, юридическое, кадровое обслуживание и т. д. Договор аутсорсинга персонала (образец) можно посмотреть на сайте выбранного агентства.

Контракт оформляется подписанием двух экземпляров. Один из них остается у заказчика, другой — у исполнителя. После тщательного изучения примера договора на сайте можно смело подавать заявку онлайн или сразу направляться к аутсорсеру для заказа профессиональных услуг.

Как избежать ошибок при переходе на аутсорсинг? 4 шага к успеху

Аутсорсинг (от англ. out source — внешний источник) — передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.

Это известный и часто практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не стоит, так это передавать на аутсорсинг те процессы, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.

Переход на аутсорсинг бухгалтерии можно отнести к одной из сложнейших форм передачи бизнес-процессов, ведь речь идет о деньгах. Он требует тщательной подготовки.

Организация не может работать без бухгалтера, даже применяя самую простую систему налогообложения, так как от ведения бухгалтерского учета фирмы не освобождены. Да и индивидуальным предпринимателям лучше работать в паре с бухгалтером, так как хоть они и не обязаны вести бухгалтерский учет, но ведение управленческого учета будет прекрасным подспорьем в бизнесе, а налоговое законодательство в нашей стране очень изменчиво.

Таким образом, бухгалтер — незаменимый друг бизнеса.

Как бизнес может получать бухгалтерские услуги:

• штатный бухгалтер (удаленный, на неполную ставку, на полную ставку),
• бухгалтер-фрилансер,
• аутсорсинговая компания.

Рассмотрим, плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг по сравнению со штатным бухгалтером. При этом бухгалтер-фрилансер будет сочетать в себе черты как штатного бухгалтера, так и компании-аутсорсера.

Что выбрать, решает в конечном счете собственник бизнеса. При этом он может сочетать штатного бухгалтера и аутсорсера. Например, один будет заниматься первичкой, внесением в программу начальных данных, а другой составлять отчеты и работать с налоговой.

Если предприниматель еще не определился с выбором бухгалтера и хочет вести учет сам, ему поможет наша статья «Обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн».

Основное отличие штатного работника от стороннего — это вид заключенного договора. Это же и является основным преимуществом аутсорсинга бухгалтерских услуг.

Со штатным сотрудником, работающим на ставке или даже удаленно, заключается трудовой договор. Отношения с таким работником регулируются Трудовым кодексом РФ.

С аутсорсером, будь это бухгалтер-фрилансер или же компания, заключается гражданско-правовой договор. И эти отношения регулируются Гражданским кодексом РФ.

О различиях трудового и гражданско-правового договоров читайте в нашей статье «Страховые взносы по ГПД в 2020-2021 годах».

Обобщим еще раз плюсы аутсорсинга:

• дешевле штатного бухгалтера;
• более гибкие договорные условия;
• отсутствие временных провалов в работе (отпуск или больничный штатного бухгалтера);
• возможность оперативно реагировать на изменения в бизнес-процессах за счет опыта работы в различных сферах и наличия нескольких специалистов.

Однако существуют и проблемы бухгалтерского аутсорсинга, о которых нельзя не упомянуть:

• В больших аутсорсинговых компаниях за вашей фирмой закрепят специалиста, но в случае его увольнения, отпуска или болезни ваши дела будет вести другой сотрудник, который сразу не вникнет в тонкости именно вашего бизнеса, что может негативно сказаться на учете.
• Аутсорсеры обычно работают с предоставленной первичкой. Названивать вашим поставщикам с напоминанием о необходимости срочно прислать документы не входит в их обязанности.
• Услуги аутсорсера прописаны в договоре. За многие дополнительные услуги, которые штатник выполняет по должностной инструкции, аутсорсер будет брать отдельную плату.
• Многие бизнесмены любят видеть и напрямую контролировать рабочий процесс, что в условиях аутсорсинга проблематично.
• На штатного бухгалтера есть больше рычагов воздействия (например, в виде премии), что является несомненным плюсом для собственника бизнеса.
• Третьи лица имеют доступ к коммерческой тайне предприятия, да и ко всем несовершенствам учета и налоговым огрехам.
• Могут возникнуть проблемы с передачей бухгалтерской базы при расторжении договора.
• Ведение дел вашей фирмы передается от специалиста к специалисту, поэтому постоянного контактного лица может и не быть, что затрудняет процесс сотрудничества.

Кто отвечает за ведение учета на фирме? Ответ есть в нашей статье.

Отдельно следует упомянуть бухгалтеров-фрилансеров, которые, как было сказано выше, объединяют в себе черты штатного бухгалтера и аутсорсера, то есть их плюсы и минусы.

Бухгалтеры-фрилансеры работают с микро- и малым бизнесом. В одиночку справиться с несколькими средними компаниями затруднительно.

Преимущества и недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

• Рекомендация бухгалтерского аутсорсинга с учетом особенностей вашего бизнеса. МТС Касса интегрирована с популярными сервисами: Контур.Эльба, Мое дело, 1С:Бухгалтерия — подберем для вас наиболее подходящее решение.

  За счет интеграции данные о продажах напрямую из кассы поступают в бухгалтерский сервис. Поэтому вам не придется вести отдельный учет товаров для бухгалтерии. Также автоматизированы многие другие функции: расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов и взносов, подготовка и сдача отчетов, формирование счетов и договоров.

• Если нужно полное сопровождение, подберем для вас команду профессионалов от наших проверенных партнеров: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик. Они разберутся в вашей деятельности и подскажут, как избежать налоговых рисков и легально снизить налоги.
• Бесплатная регистрация ИП или юрлица в налоговой.
• Помощь в выборе банка для расчетно-кассового обслуживания. Мы сотрудничаем с надежными банками и подбираем для вас банк с удобными условиями и выгодным тарифом. Открываем расчетный счет за 20 минут без визита в банк. У нас всегда есть специальные условия от наших партнеров, например, бесплатные тарифы, кэшбэк до 5%, бонусы на развитие в размере от 300 тыс.рублей.
• Автоматизация торговли. Мы предлагаем современные онлайн-кассы, которые учитывают все требования законодательства РФ, регистрацию ККТ в налоговой и настройку, а также современный сервис учета остатков и аналитики продаж. У нас есть разные тарифные планы, в том числе и бесплатный. Кассы можно купить, взять напрокат или про программе trade-in.
• Организация продажи, приемки и учета маркированных товаров и алкоголя.
• Эквайринг.
• Услуги по переводу бизнеса из офлайна в онлайн начиная от создания сайта за 1 день до организации доставки через наших партнеров.
• Инструменты для контроля и анализа бизнеса даже со смартфона.
• Круглосуточная техподдержка.
• Обслуживание на месте ─ более 600 партнеров по всей России оказывают сервисную поддержку.
• Интеграцию кассы с ERP компании.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, МТС Кассу и тариф.

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

Если вы не знаете, как выбрать аутсорсинговую компанию и, помимо этого, у вас есть другие вопросы, связанные с ведением и развитием бизнеса, обращайтесь к нам для поиска ответов. Современная онлайн-касса для любого бизнеса ─ это не единственное, что мы можем предложить: у нас есть партнеры, которые могут провести профессиональные консультации по законодательству РФ и налогам, вести учет, а также предложить специальные условия по расчетно-кассовому обслуживанию. В результате вам не придется тратить свое время на поиски нужной информации.

Дата публикации: 25.08.2020

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

• ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
• оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
• ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
• расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
• расчет и уплата страховых взносов;
• составление и отправка финансовой отчетности;
• составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
• предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
• выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
• иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку
В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета. Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли. Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
2. Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

• Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.
• Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.
• Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий.
• Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.
• Кадровый риск. С 1 января 2016 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг.

Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

За что несет ответственность исполнитель при полном аутсорсинге

Полный аутсорсинг – это, когда вы целиком и полностью передаете бухучет своей компании сторонней организации. Оказание таких услуг обычно делится на три этапа: первичная обработка информации, аналитика, расчет налоговых обязательств. Именно верный расчет налоговых обязательств можно считать основным результатом оказания услуг по аутсорсингу.

На каждом из этих этапов исполнитель несет фактическую ответственность за:

1. ошибки и сроки, то есть за ошибочное выполнение, невыполнение или несвоевременное выполнение закрепленных за ним функций
2. недостоверность, то есть за недостоверное отражение фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета (в случае неверной квалификации смысла данного факта)
3. нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы
4. нарушение сроков предоставления документов, то есть за несвоевременное предоставление в органы ФНС документов в рамках камеральных налоговых проверок
5. сохранность документации – первичной, бухгалтерской, налоговой и отчетной,которая находится у исполнителя по условиям договора.

Поэтому если аутсорсер нанес вам своими действиями материальный ущерб, он обязан этот ущерб компенсировать. Компенсации подлежат все санкции – штрафы, пени, которые возникли у вас по вине исполнителя.

Например, аутсорсер допустил ошибку во время обработки первичных документов. Это привело к ошибке в отчетности. Ошибка повлекла за собой штрафные санкции. Эти потери исполнитель вам и должен возместить.

Одним словом, если ваша бухгалтерия полностью отдана на аутсорсинг, и вам неожиданно позвонили с претензиями из налоговой, то вы имеете полное право тут же позвонить с претензиями в свою аутсорсинговую компанию.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Похожие записи:

• Классификатор основных средств по амортизационным группам
• Новая форма декларации 3-НДФЛ в 2023 году для скачивания — что изменилось
• 29. Понятие и виды сроков в гражданском праве