Правильно увольняем сотрудника за прогул: точный алгоритм действий

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильно увольняем сотрудника за прогул: точный алгоритм действий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.

Основные особенности Акта об отсутствии работника на рабочем месте

В акте обязательно должна содержаться информация

• о предприятии, на котором работает «прогульщик»,
• составе комиссии, участники которой свидетельствуют о прогуле,
• объяснения (если таковые имеются) о причинах неявки на работу.

Последствия составления акта

После оформления и подписания документа работнику адресуется уведомление об объяснениях причин, по которым его не было на работе. На это дается срок в два дня.

Если отсутствие имело веские основания, например, он попал в ДТП, то наказание не следует. Для этого необходимы доказательства аварии. Например, это протокол, составленный сотрудником ГИБДД.

Если отсутствие работника на смене было вызвано причинами, которые работодатель посчитал за неуважительные, на человека налагается дисциплинарное взыскание, которое должно соответствовать ТК РФ. По закону, ст. 192 предусмотрены виды взысканий на наемный персонал в случае нарушений. Всего три вида:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

С точки зрения квалификации действий сотрудника, который не явился на работу без уважительных причин, это деяние называется прогулом. Руководитель может его уволить, но закон не предъявляет императивного требования к этому действию. Поэтому, на свое усмотрение начальник может вынести замечание, а также выговор.

Образец акта отсутствия на рабочем месте 2022 и порядок его составления

Документ составляет непосредственное руководство сотрудника или другое должностное лицо, например кадровик. Особый бланк для этого не предусмотрен. Для составления можно использовать простой лист бумаги, который заполняется произвольно, но с соблюдением нескольких обязательных правил.

Составляется документ в присутствии свидетелей — комиссии. Своими подписями комиссия подтверждает факт отсутствия коллеги на рабочем месте. Образец акта о прогуле работника должен содержать следующие сведения:

• наименование организации (указывается в шапке);
• наименование и внутренний номер документа;
• время, дата и место составления свидетельства о неявке работника;
• Ф.И.О. и должность составителя, а также свидетелей, подписавших документ;
• далее указывается период отлучки сотрудника;
• образец акта об отсутствии на рабочем месте без уважительной причины подписывается составителем, свидетелями, а после ознакомления и работником, допустившим дисциплинарный проступок..

Выясняем причину неявки

Трудовой кодекс не обязывает работодателя немедленно приступать к поиску сотрудника. Но если пропавший – человек ответственный, хорошо себя зарекомендовал и живет один, рекомендуем позвонить, а при отсутствии результата – съездить к нему домой, поскольку сотруднику, возможно, нужна срочная помощь.

Если сотрудник несколько дней не выходит на работу, поиски следует активизировать. Несколько раз позвоните на мобильный или домашний телефон – велика вероятность, что сам сотрудник или его близкие смогут прояснить ситуацию. Результаты звонков изложите в докладной записке на имя руководителя организации.

При приеме на работу с согласия сотрудника получите у него все возможные адреса и телефоны, по которым можно связаться с ним или родственниками. При необходимости эта информация облегчит поиск.

Работодатель обязан запросить у сотрудника объяснения о причинах отсутствия в письменном виде (). Телефонный разговор, даже записанный на диктофон, не может служить достаточным основанием для увольнения. Однако он будет дополнительным доказательством вашей правоты. Запрос о предоставлении объяснений нужно направить отсутствующему работнику на все известные адреса, где он может находиться. Например, по месту постоянной регистрации и на съемную квартиру. Рекомендуем отправить данный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если нет уверенности, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему при свидетелях и составлять акты о результатах переговоров. Не ограничивайтесь одним письмом. Периодически (например, раз в месяц) отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении с требованием объяснить причины неявки. Запрос объяснений также можно выслать письмом с объявленной ценностью, с уведомлением о вручении и описью вложения, указав в ней, какой именно документ отправлен работнику.

Если письмо, отправленное работнику, вернулось обратно в связи с истечением срока хранения, нельзя дать однозначный ответ на вопрос, как действовать кадровику. Сотрудник может находиться в больнице, тогда его увольнение будет незаконным.

Проектировщик Василий С. еще в апреле 2014 года стал жаловаться на плохое самочувствие и вскоре перестал выходить на работу. Связаться с ним не удалось, но от общих знакомых сослуживцы узнали, что он в больнице. Мобильный телефон проектировщика был выключен, на звонки домой родственники отвечали, что Василий не может разговаривать. Регулярные просьбы кадровика передать листок нетрудоспособности оставались без ответа, письма возвращались назад в связи с истечением срока хранения. Спустя несколько месяцев проектировщик обратился к работодателю с просьбой оказать материальную помощь на приобретение дорогостоящих лекарств. Факт обращения был зафиксирован в акте. При передаче денег Василия попросили сдать больничный, напомнив, что по нему положены выплаты. Несмотря на то что работник так и не представил листки нетрудоспособности, уволить его за прогул нельзя, и уже второй год в табеле учета рабочего времени Василию ставится код «НН».

Если уведомление о вручении письма, которым были запрошены объяснения, вернулось к работодателю с отметкой «вручено лично», но сотрудник на связь не вышел, составьте соответствующий акт. После этого работника можно увольнять за прогул (). Аналогично следует поступить, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Помните, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием и может применяться не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка ().

Но может сложиться ситуация, когда сотрудник злоупотребляет правом и таким образом демонстрирует отказ от дачи объяснений. Это не является препятствием для увольнения (ч. вторая ст. 193 ТК РФ, ).

В случае если длительное время не удается связаться ни с пропавшим сотрудником, ни с его родственниками, можно обратиться в полицию и объявить работника в розыск. Отказ в приеме заявления не допускается ( , Инструкции, утвержденной , Инструкции, утвержденной ).

Учтите, что, подав заявление в полицию, вы лишаетесь возможности уволить пропавшего работника за прогул до тех пор, пока он не будет найден. Не исключено, что спустя установленный законом срок пропавший работник будет признан судом умершим или безвестно отсутствующим, тогда вы уволите его по части первой статьи 83 Трудового кодекса.

Выдаем трудовую книжку и производим окончательный расчет

Работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись с приказом о расторжении трудового договора и выдать в день увольнения трудовую книжку. Если сотрудник так и не появился на работе, сделайте на приказе соответствующую запись (ч. , ст. 84.1 ТК РФ). Можно дополнительно составить акт о невозможности получить подпись сотрудника и о мерах, принятых для ее получения, и подшить его в дело вместе с приказом об увольнении. Кроме того, запись о причинах отсутствия подписи работника нужно сделать в личной карточке.

Дни, пропущенные работником без уважительной причины, в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, не включаются ().

Если работник не пришел за трудовой книжкой, отправьте ему уведомление о необходимости ее забрать или дать письменное согласие на пересылку книжки по почте (). Уточните у сотрудника адрес, на который следует выслать книжку.

В случае если сотрудник не получит трудовую книжку, она должна храниться у работодателя до востребования ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет ( Перечня, утвержденного ).

В день увольнения необходимо выплатить сотруднику заработную плату, а также компенсацию за неиспользованный отпуск (). Если сотрудник получает зарплату в кассе организации и в день увольнения он на работе отсутствовал, то выплатить соответствующие суммы нужно не позднее следующего дня после предъявления уволенным сотрудником требования о расчете (). Информацию о необходимости явиться за деньгами можно включить в уведомление о получении трудовой книжки.

В нашем неспокойном мире длительный невыход человека на работу может означать что угодно: в отпуск не пустили – так «сам ушел»; но он мог попасть и в действительно сложную ситуацию, из которой не сразу можно вернуться к привычному образу жизни. В любом случае «мертвые души» в штате организации не нужны, хотя тут еще придется разбираться в уважительности причин отсутствия. А дело это хлопотное и сложное.

Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:

• непосредственный руководитель отсутствующего работника;
• коллега;
• кадровый работник;
• юрист организации;
• секретарь организации и т. п.

Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:

• наименование учреждения, адрес его местонахождения;
• наименование документа;
• номер по регистрации и дата формирования;
• Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
• Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
• подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
• Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
• описание ситуации, связанной с нарушением;
• указание длительности отсутствия работника.

Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.

Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.

Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.

Частыми ошибками при составлении акта являются:

• нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
• нет даты отсутствия;
• отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.

Как можно оспорить составленный акт

Руководствуясь опытом, полученным в результате многолетней судебной практики, специалисты в данной области утверждают, что составленный образец оспаривается в таких ситуациях:

• Если работник может доказать, что соответствующий акт не был ему предоставлен;
• Работник предоставил справки, служащие оправданием его отсутствия на рабочем месте более четырех часов подряд, подлинность которых не может вызывать сомнений. Такие справки могут быть предоставлены работодателю несвоевременно.
• Отсутствие в составленном акте причин прогула и конкретных доказательств постоянного отсутствия работника организации на своем положенном месте.

Как составить акт отсутствия на рабочем месте

Акт обычно заполняется по стандартной форме и при составлении не должен вызывать затруднений. Документ состоит из:

1. Шапки.
2. Состава комиссии.
3. Содержательной части.
4. Подписей комиссии.
5. В «шапке» – посередине страницы записывается название документа(«Акт») с кратким отображением его сути (в данном примере «об отсутствии (прогуле) сотрудника на работе). Ниже отображается город, где расположено учреждение, составляющее акт и дата его заполнения.
6. Затем перечисляется состав членов комиссии с указанием их фамилий, имен и отчеств, и занимаемых ними должностей.
7. В содержательной части вносятся сведения о работнике (Ф.И.О – полностью и занимаемая им должность), на которого заполняется акт. При этом требуется четко отобразить дату пропускаи время, если этот пропуск обозначен часами отсутствия, с отображением времени начала и конца пропуска работы. Также надо отобразить причину, по которой работником был совершен пропуск. При отсутствии объяснений, этот факт также требуется отобразить в акте.
8. В заключении требуется поставить подписи, участников оформленного акта, в том числе и подпись прогульщика.

Если прогульщик не согласился с оформленным документом, он вправе искать защиту своих интересов в трудовой инспекции или судебных органах. Практика таких обращений, иногда приводит к отмене зафиксированного прогула и соответствующего дисциплинарного взыскания.

Возможные причины отмены зафиксированного прогула и составленного акта:

• В составленном документе нет данных о причине пропуска, а также доказательства пропуска работы более 4-х часов подряд (отсутствуют свидетельские подписи)
• Работник допустивший пропуск отказался подписать акт и этот факт не отображен в документе.
• После оформления акта сотрудник предоставил руководству материалы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте.

Что закон считает прогулом

Согласно Трудовому закону, прогул – это отсутствие работника на его рабочем месте в течение всего рабочего дня либо в течение 4 часов подряд без имеющейся на то уважительной причины. Прогул является серьёзным нарушением трудовой дисциплины со стороны работника. Работодатель вправе наказать сотрудника за прогул вполне конкретными санкциями: выговор, замечание и увольнение. Закон о труде не предусматривает в качестве меры взыскания штраф ни за один из проступков подчинённого. Штрафовать нельзя по закону. О применении к работнику санкции администрацией предприятия выносится приказ со ссылкой на настоящий акт.

Также документ может быть составлен в случае опоздания работника или в случае его длительного отсутствия, не считающегося прогулом. Составляется акт на усмотрение работодателя.

Особенности составления документа

Первым делом следует отметить, что законом не закреплена обязательная форма составления акта об отсутствии работника на рабочем месте. Предприятия вольны самостоятельно разработать бланк документа и заполнить его. Для составления акта используется лист бумаги формата А4. Документ может быть написан при помощи компьютера или от руки.

Акт следует составлять немедленно при обнаружении факта нарушения. Своевременное составление имеет важное значение для длящихся и неоднократных нарушений трудовой дисциплины. Например, систематические опоздания. Если составить акт непосредственно при обнаружении нарушения не представилось возможным, необходимо это сделать в течение тридцати дней с момента нарушения. Пропуск этого срока уже не позволит составить документ. Необходимо составить два экземпляра акта. Один передаётся сотруднику, второй остаётся на предприятии. Оба экземпляра обладают одинаковой юридической силой.

Акт увольнение за прогул

Итак, ваш сотрудник отсутствует на рабочем месте. Неважно, сколько прошло времени – полчаса, три часа, – если вы попытались связаться с ним и получить объяснения, но у вас ничего не вышло, можно начинать составлять акт о том, что такой-то такого-то числа, например, с девяти утра до часу дня отсутствовал на предприятии. Во второй половине дня, если ситуация не изменится, можно составить еще один акт. Так будет правильнее, поскольку позже в суде служащий может заявить, что, например, после часа дня он присутствовал на своем рабочем месте, и даже если это не так, доказать вам ничего не удастся.

Акт составляется в произвольной форме – поскольку утвержденной на государственном уровне не существует – и в нем обязательно должны быть указаны:

• фамилия, имя, отчество и должность сотрудника;
• точное время его отсутствия с такого-то и по такое-то время;
• роспись двух свидетелей – желательно из отдела (бригады) прогулявшего, но не обязательно;
• роспись того, кто составил акт – чаще всего это непосредственный начальник.

На некрупных предприятиях акт могут подписать всего двое.

В последний рабочий день начальник должен совершить с работником, по какой бы причине того не увольняли, окончательный расчет. Это означает, выдать ему необходимые документы:

• трудовую книжку;
• копию приказа об увольнении, на которой сотрудник должен расписаться;
• справку о средней заработной плате.

Если служащему потребуются еще какие-нибудь документы, например, справка о квалификации, и это не противоречит политике компании, работодатель обязан будет их выдать.

Также служащий должен получить:

• всю причитающуюся ему на данный момент заработную плату вместе с премиями, коэффициентами, надбавками и прочими дополнениями, принятыми в организации – наказывать за проступок рублем, как вы помните, незаконно;
• компенсацию за неиспользованные дни календарного отпуска.

Разумеется, выходное пособие сотруднику, уволенному за прогулы, не полагается.

Если к этому дню служащий все так же не появляется на работе, ему необходимо направить письмо или телеграмму о необходимости забрать документы.

Оспаривание акта о прогуле сотрудником

У работника есть право оспорить действия своего руководства. Если он не согласен с применением дисциплинарного наказания, в том числе, увольнением, он может обжаловать его в судебном порядке. Для этого нужно предпринять несколько действий:

• взять у руководства копию акта и приказа об увольнении. Эти документы должны быть выданы в обязательном порядке, но иногда начальство игнорирует свою обязанность;
• составить исковое заявление. Рекомендуется обратиться к юристу, так как правильно составленное заявление – половина успеха;
• дождаться повестки из суда о назначении даты слушания дела;
• явиться в суд в указанную календарную дату, принести доказательства того, что пропуск работы был по уважительной причине.

Инструкция по оформлению акта о прогуле

Важно! Прежде чем составлять акт, необходимо выяснить причину отсутствия работника.

Для этого он должен предоставить письменное объяснение с приложением оправдательных документов. Если нет возможности взять объяснения лично, работнику отправляется заказное письмо с уведомлением о вручении, в котором содержится просьба привести объяснения. Квитанцию о вручении следует обязательно сохранить на случай последующих судебных разбирательств. Важно иметь в виду, что даже при нахождении работника на больничном, он обязан предупредить о данном факте руководство организации. В противном случае суд все равно признает увольнение законным.

В целом данный документ весьма стандартен и оформляется следующим образом:.

1. Сверху посередине указывается название документа.
2. В следующей строке пишутся дата и место его составления.
3. Затем перечисляются лица, входящие в состав комиссии, с указанием должностей и полных расшифровок фамилии и инициалов.
4. Указывается такая же информация, но касающаяся нарушителя. В случае его отказа от подписания документа, в нем делается соответствующая пометка.
5. Указывается дата прогула и его точные временны́е характеристики (интервал времени с и по, весь рабочий день и т.д.).
6. Упоминаются причины, которые в свое оправдание привел сотрудник. При отказе предоставлять объяснение, данный факт тоже указывается в акте.
7. Все лица, указанные в документе (включая и самого прогульщика), обязаны оставить свои подписи.

Похожие записи:

• Наследство по завещанию: пропущен срок
• Выплаты к школе и 1 сентября в 2023 году
• Размер стипендий в колледжах и вузах в 2022/2023 году