Как платить аванс по зарплате в 2023 году из‑за новых правил расчета НДФЛ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как платить аванс по зарплате в 2023 году из‑за новых правил расчета НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Когда нужно (и нужно ли вообще) выплачивать аванс по зарплате?

2. Вариант 3: каждый месяц с доплатой за квартал

3. Размер аванса с 2023 года

4. Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?

5. Закрепляем «зарплатные» сроки

6. Нужно ли учитывать отпускные при расчете аванса

7. Аванс в счет зарплаты: как оформляется

Понятие «аванс» отсутствует в Трудовом кодексе. Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать не реже чем 2 раза в месяц заработную плату за первую половину месяца и за вторую. То есть начислить заработную плату нужно в 2 захода равными долями. Зарплата за первую половину месяца, или как мы ее называем, аванс, не может быть меньше тарифной ставки или оклада за отработанное время (письмо Минтруда от 20.03 2019 №14-1/в-178).
Важно! Аванс не может быть меньше, чем оплата фактически отработанного времени!
То есть если человека не было на работе, например, он был боленлибо находился в отпуске, то аванс нужно уменьшить на эту сумму. Если сотрудник добросовестно отработал первую половину месяца, то аванс должен быть выплачен в полном объёме.

Размер аванса определяется из расчета оклада (тарифной ставки) работника и всех надбавок, не зависящих от оценки работы за месяц в целом или от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда.

По общему правилу аванс должен выплачиваться сотрудникам пропорционально отработанному ими времени (письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 и от 05.08.2013 № 14-4-1702).

В расчет аванса включается вознаграждение за труд и некоторые из компенсационных надбавок. Например, выплата за работу в ночное время в соответствии со ст. 154 ТК РФ, надбавки за совмещение должностей, профессиональное мастерство, стаж работы и др.

Стимулирующие выплаты (премии) на размер аванса не влияют и начисляются по результатам достижения работником показателей эффективности работы по итогам месяца.

Доплата за сверхурочную работу, за работу в выходные и праздничные нерабочие дни (ст. 152, 153 ТК РФ) в аванс не включается. Такая доплата начисляется в пользу работника при окончательном расчете и выплате заработной платы за месяц. Районные коэффициенты, процентные надбавки северянам тоже начисляются на месячную зарплату. Поэтому в общем случае перечисленные компенсационные выплаты не влияют на размер аванса.

Когда нужно (и нужно ли вообще) выплачивать аванс по зарплате?

Перед тем как определяться, необходимо ли выплачивать зарплату авансом, разберемся, что собой представляет авансовый платеж. По сути, авансовый платеж — это не что иное, как заработная плата, выплачиваемая сотруднику за первую половину месяца работы. Однако в Трудовом кодексе России (далее — Кодекс) нет такого понятия, как «аванс», хотя этот термин часто используют федеральные органы при предоставлении разъяснений. В частности, Роструд в своем письме «Начисление авансов…» от 08.09.2006 № 1557-6 упомянул об авансах и разъяснил, что только определенный срок выплаты аванса (а не период из нескольких дней) и его размер должны быть установлены в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) и трудовых договорах.

В ч. 6 ст. 136 Кодекса указано, что работодатель должен выплачивать зарплату не реже, чем дважды в месяц. При этом даже выраженное в письменной форме желание сотрудника получать оплату за свой труд лишь раз в месяц не избавляет работодателя от ответственности за несоблюдение норм трудового законодательства (письмо Роструда «Об административной ответственности…» от 01.03.2007 № 472-6-0).

Вариант 3: каждый месяц с доплатой за квартал

Компания «Гамма» на рынке второй год. В прошлом году она платила авансы раз в квартал — объём дохода это позволял. Но теперь ей пришлось перейти на ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль, поскольку она превысила лимит доходов для поквартальной уплаты. Уведомление о расчёте авансов по полученной прибыли заранее подано не было. Поэтому исчислять их придётся, исходя из предполагаемого дохода.

В течение I квартала должно быть уплачено столько же аванса, сколько в IV квартале прошлого года. Эта сумма отражается в декларации по налогу на прибыль за 9 месяцев предыдущего года. Даже если станет понятно, что период будет убыточным, уменьшить аванс нельзя.

За IV квартал 2021 года ООО «Гамма» уплатило аванс по налогу на прибыль в сумме 2 млн рублей. Поэтому в течение I квартала 2022 года нужно уплатить столько же. Ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль вносятся таким образом:

сумма квартального платежа делится на 3 равные части;
уплата производится не позднее 28 числа каждого из трех месяцев квартала.

Значит, компания «Гамма» в I квартале должна перечислить по 666,67 тыс. рублей до 28 января, 28 февраля и 28 марта. Сумму нужно распределить между бюджетами:

566,67 тыс. рублей (17%) — в региональный;
100 тыс. рублей (3%) — в федеральный.

Следующие квартальные авансы рассчитываются так:

во II квартале сумма равна авансу за I квартал;
в III квартале: аванс за полугодие — аванс за I квартал;
в IV квартале: аванс за 9 месяцев — аванс за полугодие.

Когда квартал закончится, определяется аванс за период и размер доплаты, исходя из того, сколько реально получено дохода. Доплата считается по формуле: Аванс за текущий период — (Аванс за прошлый период + Сумма ежемесячных авансов за текущий квартал). Например, за 9 месяцев доплата считается так: Аванс за 9 месяцев — (Аванс за полугодие + Ежемесячные авансовые платежи III квартала).

Как ООО «Гамма» нужно рассчитать суммарные ежемесячные авансовые платежи по налогу на прибыль в 2022 году и доплату по итогам квартала, показано в таблице 3.

Таблица 3. Расчёт авансов по налогу на прибыль ООО «Гамма» за 2022 год

Периоды	Налоговая база нарастающим итогом, тыс. рублей	Сумма квартального аванса нарастающим итогом, тыс. рублей (база * 20%)	Сумма ежемесячных авансов, подлежащих уплате в течение квартала, тыс. рублей	Доплата по итогам квартала, тыс. рублей
I квартал	17 000	3 400	2 000 (по данным IV квартала 2021 года)	3 400 — 2 000 = 1 400
II квартал	42 000	8 400	3 400	8 400 — (3 400 + 3 400) = 1 600
III квартал	70 000	14 000	5 000	14 000 — (8 400 + 5 000) = 600
IV квартал	110 000	22 000	5 600	22 000 — (14 000 + 5 600) = 2 400

Размер аванса с 2023 года

Безопаснее всего определять размер аванса по фактически отработанному сотрудником времени, не забывая учитывать необходимость вычета НДФЛ. Если выплата составляет 40% от зарплаты, то придется ее увеличивать. Иначе итоговый размер аванса после удержания налога уменьшится, что спровоцирует спорные ситуации с трудовой инспекцией и сотрудниками.

Два способа снижения рисков:

выплачивать аванс по реально отработанному времени с опорой на ТК – такой способ более трудоемкий и оптимален для предприятий с автоматизированными системами учета и расчетов;
установить аванс в размере 50% от оклада – если компания выплачивает аванс по фактически отработанным дням, то никаких изменений в таком случае вводить уже не придется.

Письмо Минздравсоцразвития № 22-2-709 подразумевает, что зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Поэтому начисляется она примерно в одинаковых размерах, но без учета премий. Однако нужно определять аванс не только по окладу, но и по ряду компенсаций, если они полагаются конкретному работнику по результатам первой половины месяца. С ними можно ознакомиться в специальной таблице.

Как отражается выплата аванса в форме 6-НДФЛ?

Сумма аванса не подлежит отдельному отражению в форме 6-НДФЛ: в разд. 2 этой формы показывается сумма заработной платы, признанная на последнее число месяца. Как уже было отмечено, НДФЛ удерживается при окончательном расчете с работниками и также указывается одной суммой.

На практике возможна ситуация, когда работник получает аванс в размере 40%, но по итогам месяца у него не будет доходов, из которых можно удержать НДФЛ.

Такое случается, если за вторую половину месяца работнику не начислен доход (например, ему предоставлен неоплачиваемый отпуск), а в первой половине месяца из-за нерабочих праздничных дней сотрудник фактически не отработал половину рабочего времени и доход получен в том числе за неотработанное время. В дальнейшем удержать НДФЛ из его доходов следует при ближайшей выплате зарплаты.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ бухгалтер отразит показатели следующим образом:

на последнее число месяца будет признана сумма фактически полученного дохода в виде аванса;
будет указана дата удержания налога, которая не совпадает с датой выплаты суммы окончательного расчета за соответствующий месяц.

Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.

Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.

Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.

Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.

Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).

Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.

Закрепляем «зарплатные» сроки

Даты первой и второй зарплатных выплат определите сами. Например, можно установить соответственно 30 (31) и 15 (16) числа — такой вариант чиновники считают оптимальным (письмо Минздравсоцразвития России от 25.02.2009 № 22-2-709).

Бланк зарплатной ведомости скачайте здесь.

Не забудьте про новичков — для них тоже важно установить срок их первой зарплаты, и она может не совпадать с установленными в компании датами.

Описание зарплатных аспектов сделайте в локальном внутрифирменном акте — это могут быть ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка), положение об оплате труда, коллективный договор и др.

С внутренними локальными актами, в которые включаются «зарплатные» аспекты, вас познакомят публикации:

«Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2021»;
«Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».

Конкретные формулировки по установлению зарплатных выплат смотрите ниже.

Главный документ, который регулирует отношения между работодателем и сотрудниками – это Трудовой Кодекс РФ. Но понятие «аванс» напрямую в нем не прописано.

Необходимость платить зарплату частями вытекает из требований ст. 136 ТК РФ. Закон устанавливает, что сотрудники должны получать вознаграждение не реже, чем каждые полмесяца.

Чаще – никто не запрещает. Теоретически работодатель может платить сотрудникам еженедельно или даже ежедневно. Но это связано с лишними затратами и хлопотами, поэтому в большинстве случаев бизнесмены ограничиваются соблюдением требований закона – т.е. делят выплату за месяц на две части.

Первая часть, которую работник получает еще в течение расчетного периода, и называется по традиции авансом.

Оклад бухгалтера Петровой И.В. составляет 50 000 руб., вычетами по НДФЛ она не пользуется. Тогда сумма удержанного налога составит 50 000 х 13% = 6 500 руб. Если выплатить аванс в размере 50% оклада, т.е. 25 000 руб., то сумма по итогам месяца составит 50 000 – 25 000 – 6 500 = 18 500 руб. При 40% нормативе выплаты будут более сбалансированными:

Аванс: 50 000 х 40% = 20 000 руб.

Зарплата: 50 000 – 6 500 — 20 000 = 23 500 руб.

Однако возможна ситуация, когда работник в течение первой половины месяца был в отпуске, а значит — уже получил оплату за этот период. Тогда, при выдаче первой части в размере «стандартных» 40% зарплаты, вторая часть будет минимальной, или даже вообще может получиться переплата.

Поэтому оптимальным вариантом определения суммы аванса будет комбинированный: выплата рассчитывается, как 40-45% от оклада, но с учетом фактически отработанного времени.

Нужно ли учитывать отпускные при расчете аванса

Случается, что в первой половине месяца работник находился в командировке или в очередном оплачиваемом отпуске. Бухгалтеры сомневаются, надо ли при расчете аванса по зарплате учитывать отпускные и средний заработок, начисленный за время командировки. Мнения специалистов разделились.

Существует точка зрения, что в сумму аванса необходимо включать средний заработок, причитающийся сотруднику за период служебной поездки или отпуска. Приверженцы такого подхода полагают, что в противном случае работник получит меньше, чем ему полагается за первую половину месяца, и его права окажутся нарушенными.

Однако существует противоположная позиция, которой придерживаемся и мы. Суть ее вот в чем. Несмотря на то, что дни командировки и отпуска оплачиваются, они не считаются фактически отработанными. Следовательно, суммы, начисленные за такие дни, не относятся к заработной плате. И в связи с тем, что аванс — это заработная плата за первую половину месяца, учитывать отпускные и оплату командировки при расчете аванса не нужно.

Пример 2

Сотруднику установлен оклад в размере 20 000 руб. в месяц. Заявлений на стандартные вычеты работник не подавал. В локальных нормативных актах компании закреплено, что аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца. При выдаче аванса делаются резервные удержания в размере, равном сумме НДФЛ.

Согласно производственному календарю в ноябре 21 рабочий день, причем в первой половине месяца 10 рабочих дней. Из них сотрудник находился на работе 6 дней, а 4 дня был в командировке.

Бухгалтер рассчитал, что заработок сотрудника за фактически отработанные дни равен 5 714,29 руб. (20 000 руб.: 21 раб. дн. × 6 раб. дн.). Средний заработок за время командировки составил 3 500 руб. Резервные удержания за первую половину ноября равны 742 руб. (5 714,29 руб. × 13%). Аванс за ноябрь составил 4 972,29 руб. (5 714,29 − 742).

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Если расчет аванса заработной платы в соответствии с законодательством именно такой, как описано выше, почему сегодня столь популярно мнение о выплате сорока процентов в качестве аванса? В Трудовом кодексе ни в одной из статей не обозначен точный размер авансовой выплаты. Так, вопрос о проценте аванса от заработной платы можно считать неуместным. Однако работодателю не удастся выплачивать менее сорока процентов. Почему же?

Дело в том, что трудовое законодательство обосновывает правила лишь в отношении выплаты заработной платы. Значит, размер выплаты за первые пятнадцать дней месяца, так или иначе, должен соответствовать энергетическим затратам сотрудника. Если же из ста процентов окладной части вычесть тринадцать процентов налога на доходы физических лиц, то получается восемьдесят семь процентов оклада. Округленная половина этой величины и составляет пресловутые сорок процентов. В случае установления меньшего размера аванса работодателем сотрудники вправе подать жалобу в соответствующие государственные органы, ведь это прямое нарушение трудового законодательства (статья 136 Трудового Кодекса). Во избежание риска целесообразным является определение авансовой выплаты непосредственно по результатам расчетов, а не установление фиксированного процента. Кроме того, когда сотрудник принят на работу во второй части месяца, к примеру, восемнадцатого числа, а аванс выплачивается, как правило, двадцатого, то выплата не начисляется новому работнику, так как в первой половине месяца он не осуществлял трудовой деятельности.

Аванс в счет зарплаты: как оформляется

Основания, по которым работник пишет заявление на выдачу аванса, могут быть различного характера: непредвиденные семейные обстоятельства, внесение платежей по кредитам и так далее.

Заявление на выдачу нужно писать, только если срок и сумма аванса отличается от той, что нужна на данный момент, либо организация вообще аванс не платит.

Сотруднику в данном случае достаточно написать заявление, в котором указать необходимую сумму и для чего она требуется. Если причину можно подтвердить документами, это только в плюс работнику. Также заявление составляется в 2-х экземплярах: один лучше зарегистрировать в секретариате и оставить себе, а другой отдать руководителю.

Окончательное же решение о выдаче остается за руководителем. Как показывает практика, принятие решения занимает несколько часов.