Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Основания для проведения описи имущества
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Пересортица: проводки
При обнаружении пересортицы фирма может:
- отразить обнаруженные излишки и недостачи в учете рассмотренными нами выше способами;
- взаимным образом зачесть излишки и недостачи.
Для наглядности рассмотрим пример отражения зачета превышения излишек над недостачей в бухгалтерском учете.
Пример
По итогам инвентаризации выявлены:
- недостача яблок сорта «антоновка» весом 200 кг на общую сумму 20 000 руб. (стоимость килограмма — 100 руб.);
- излишек яблок сорта «Гренни Смит» весом 300 кг на общую сумму 15 000 руб. (стоимость килограмма — 50 руб.).
Бухгалтер производит:
- оприходование лишних яблок (100 кг — разница между излишком и недостачей) «Гренни Смит» (Дт 41 (аналитика «Гренни Смит») Кт 91, сумма — 5000 руб.);
- зачет недостачи по антоновке (200 кг), причем по цене «Гренни Смит» (Дт 41 «Гренни Смит» Кт 41 «Антоновка», сумма — 10 000 руб.);
- отражение денежных потерь фирмы от недостачи антоновки (Дт 94 Кт 41, сумма — 5000 руб., 100 кг разницы по весу товара умножаем на 50 кг разницы по стоимости товара за килограмм);
- выставление виновному за пересортицу лицу требований по компенсации денежных потерь (Дт 73 Кт 94, сумма — 5000 руб.).
В случае отсутствия виновного лица применяются рассмотренные нами выше проводки по отнесению потерь на естественную убыль либо прочие расходы.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Пересортица: проводки
Иногда бывает, что в ходе проверки были выявлены как излишки, так и недостающие товары или материалы. Это пересорт, но только в том случае, если материальные ценности одного вида или они находились на ответственном хранении у одного лица. В этом случае разрешается провести так называемый перезачет в бухучете. То есть перекрыть недостачу за счет излишков. Для этого существуют разные проводки.
Пример 1. Стоимость недостающих ценностей оказалась выше стоимости неучтенных ценностей, оказавшихся в излишке. Например, при ревизии склада обнаружено 100 кг риса вместо 150 кг и 200 кг пшена вместо 175 кг. Рис дороже пшена и по весу его недостаток больше, чем излишек пшена. Бухгалтер сделал по итогам инвентаризации такие проводки:
- Дт 94 Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость недостающих 50 кг риса;
- Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 94 — стоимость лишних 25 кг пшена;
- Дт 41 субсчет «Рис» Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость зачета (разница между стоимостью оприходованного пшена и недостающего риса);
- Дт 94 Кт 41 — списана сумма превышения недостачи над излишками.
В рассматриваемой ситуации виновником недостачи, которая появилась в результате зачета, оказался кладовщик. Была сделана такая проводка на сумму, которую с него надлежит взыскать:
Дт 73 Кт 94.
Если взыскать убыток не получится или суд признает кладовщика невиновным, бухгалтер спишет сумму разницы на издержки обращения и производства.
Пример 2. Рассмотрим ту же ситуацию, но поменяем рис и пшено местами, в результате чего у нас окажется, что сумма товара, который следует оприходовать, больше той, которой не хватает на складе. Проводки по результатам инвентаризации будут выглядеть так:
- Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость зачета;
- Дт 41 субсчет «Рис» Кт 94 — стоимость лишних 50 кг риса;
- Дт 94 Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость недостающих 25 кг пшена;
- Дт 41 Кт 91-1 — остаток излишков риса.
Счет 94: списание недостач
По кредиту 94 счета отражают списание недостач, то есть их отнесение на расходы. Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94). Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94).
Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету. Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету.
Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен. В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы. Если сотрудник отказывается признать свою вину, то до вынесения судом решения делать запись по 94 счету нельзя.
Списание порчи и недостач, произошедших из-за чрезвычайных событий, списывают по акту на счет 99: Дебет 99 Кредит 94.
Если списываются похищенные ТМЦ, то ранее принятый по ним к вычету НДС необходимо восстановить.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
Требования и цели инвентаризации
В процессе инвентаризационной проверки перевешивают, пересчитывают и измеряют материальные ценности, которые находятся на складском хранении. Также оцениванию подлежит наличность в кассе, а кроме того, средства в обращении на производстве, в торговле и так далее. Инвентаризацию к тому же проводят в следующих целях:
- Выявление неиспользуемых объектов, которые должны быть реализованы впоследствии.
- При необходимости обнаружить испорченные товары с истёкшим сроком годности.
- Проверка и контроль обеспечения сохранности имущества и материальных ценностей.
Проверка, как правило, бывает полной или частичной, а кроме того, плановой либо внезапной. Но в любой ситуации необходимо соблюдать ряд следующих требований:
- Создание эффекта неожиданности для лица, которое несет материальную ответственность, в случае недостачи материалов при инвентаризации.
- Установление комиссии для осуществления проверки.
- Непосредственный пересчёт ценностей.
- Выполнение регулярных проверок с обязательным участием сотрудников, которые ответственны за сохранность тех или иных материальных ценностей.
Сразу после процедуры инвентаризации подводят ее итоги, которые обычно бывают следующими:
- Общее количество предполагаемого имущества полностью соответствует фактическому наличию, а кроме того, данным учёта.
- Выявлены очевидные излишки.
Основания для проведения инвентаризации
Проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей приходится всем юридическим лицам. Считается, что эта процедура нужна только в организациях, занимающихся торговой деятельностью, однако это не так.
Обратите внимание! Даже государственные предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества по тем же правилам. Документы, электронные средства, столы и стулья – все они относятся к ТМЦ и должны быть оценены и пересчитаны.
Проверки для проведения инвентаризации могут совпадать с планом либо осуществляться вне его. Для обоих видов следует соблюдать указания и правила, а также установленные сроки. Выявленные недостачи или превышение количества ТМЦ должны отображаться в документах, соответствующих требованиям.
Инвентаризация по плану должна проводиться по планам, подготовленным заранее. Для всех юридических лиц сроки будут разниться в зависимости от объемов производства и сфер деятельности. Помимо проверки по плану, можно производить и инвентаризацию вне плана.
Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.
Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.
Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.
Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.
Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.
Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.
При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.
Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?
Списание при обнаружении нехватки средств производится:
- в календарном году, во время которого была проведена проверка;
- ответственным на осуществление инвентаризации гражданином;
- с вещей или иных ценностей в одном наименовании;
- с вещей или ценностей в одном количестве.
Порядок для списания при недостаче, обнаруженной путем проведения инвентаризации:
- вынесение внутреннего локального акта от имени руководителя;
- списание цены остатка средств производства, реальной стоимости конечной продукции, рыночной стоимости товаров (осуществляется через кредитно-дебетовый перевод по счету 94 «Нехватка и убытки от порчи товарно-материальных ценностей») и трат на транспортные перевозки работников, осуществивших плановую или внеплановую проверку;
- проверка соответствия суммы расходов с пределами установленных нормальных трат предприятия по окончании бухгалтерского расчета.
Если по итогам получится так, что сумма составит меньше суммы нормальной убыли в организации, она будет отнесена к расходам юридического лица. По окончании этих действий встает вопрос о решении проблем налога на добавленную стоимость. НДС может быть восстановлен или не восстановлен. При его восстановлении определенная цена будет отражена по дебету в кредит.
Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.
Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
01 июля Организация провела плановую инвентаризацию товаров на складе, в ходе которой выявлена недостача товара:
- жалюзи «Пластиковые (белые)» — 5 шт. (себестоимость товара 500 руб./шт.).
По итогам инвентаризации недостача товаров была списана.
20 июля следственным комитетом выдано Постановление о прекращении уголовного дела, подтверждающее факт отсутствия виновных лиц. Нормы естественной убыли не установлены на данные товары.
Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF
| Дата | Дебет | Кредит | Сумма БУ | Сумма НУ | Наименование операции | Документы (отчеты) в 1С | |
| Дт | Кт | ||||||
| Списание недостачи товаров в результате инвентаризации | |||||||
| 01 июля | 94 | 41.01 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | Списание недостачи товаров по фактической (балансовой) стоимости | Списание товаров |
| Отражение недостачи в составе расходов | |||||||
| 20 июля | 91.02 | 94 | 2 500 | 2 500 | 2 500 | Отражение недостачи в составе расходов | Операция, введенная вручную — Операция |
Если выявлена нехватка или какой-либо ущерб, причиненный ТМЦ, то это, что естественно, необходимо куда-то списать. Предварительно данные потери списываются на существующий для этого 94-й счет. Как уже оговаривалось, недостачу указываем по дебету этого счета. Проводки на недостачи и потери от порчи ценностей по выявленным фактам составляются следующим образом:
| Дебет | Кредит |
| 94 | 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам),
41 «Товары», 43 «Готовая продукция» |
Однако потери возникают не единственно от порчи товаров или материалов, ведь можно «таинственным образом» недосчитаться денежных средств в кассе или может прийти в негодность, а то вовсе «исчезнуть» объект основных средств.
Порядок проведения инвентаризации ТМЦ
Процедуру сверки фактических и учетных данных поручают комиссии, которая назначается руководством. В состав комиссии обычно входят материально ответственные лица, работники бухгалтерии и представители руководящего состава предприятия. Руководителем назначается председатель комиссии. В задачи комиссии входит контроль и организация проведения инвентаризации и грамотное документальное оформление.
Документальное оформление инвентаризации ТМЦ
Прежде всего, руководителем утверждается приказ на инвентаризацию. В тексте приказа указывается, какие именно ценности подлежат пересчету и сверке с учетными данными, утверждается состав инвентаризационной комиссии, а также устанавливаются сроки проведения процедуры.
При проверке и пересчете материалов оформляются инвентаризационные описи, в которых последовательно приводится перечень всего пересчитанного имущества с указанием наименования, артикула, фактического количества и других необходимых показателей.
Для учета хранящихся на складе материалов заполняется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей ИНВ-3.
Помимо того, что нужно пересчитать ТМЦ на складе предприятия, нужно также учесть те материалы, которые не находятся в данный момент на складе, но при этом принадлежат предприятию.
Сюда относятся:
- ТМЦ, переданные на ответственное хранение в другие организации,
- ТМЦ, находящиеся в пути (то есть купленные у других предприятий, но не дошедшие пока до склада),
- Ценности, проданные и отгруженные со склада, по которым еще не получена оплата от покупателя;
- Ценности, переданные в переработку в другие организации.
Для учета этих ТМЦ заполняются формы:
- ИНВ-4 «Акт инвентаризации ТМЦ отгруженных»
- ИНВ-5 «Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение»
- ИНВ-6 «Акт инвентаризации расчетов за ТМЦ, находящихся в пути»
Сведения в эти описи и акты вносятся на основании документов, подтверждающих факт передачи на ответхранение, отгрузки покупателям, покупки и оплаты у поставщика.
По завершению процедуры инвентаризации выявляются расхождения между учетными данными и фактическими, которые отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
Все эти данные передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проводит необходимые действия и отражает проводки по оприходованию излишков и списанию недостачи.