Табель учета рабочего времени на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Программы для ведения учета рабочего времени

2. Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

3. Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

4. Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности

5. Как составить табель по форме Т-12

6. Порядок отражения кодов в табеле Т-13

7. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы [Госорганы]

8. Как заполнить табель учета рабочего времени?

9. Табель учета рабочего времени Т-13

10. Ответы на частые вопросы:

11. Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

о присутствии работников на местах;
времени прихода и ухода;
периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.

Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:

Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.

Этап 2. Расставляем нужные формулы:

для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
для суммирования часов — функцию СУММ.

Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:

Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
Росстат – с целью сбора статистических данных.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Что такое табель учета рабочего времени. Разновидности

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что все организации без исключения и предприниматели, у которых есть работники, должны вести табель в обязательном порядке. Этот документ позволяет учитывать выходы сотрудников на работу, а в конечном итоге, рассчитать сумму заработной платы по каждому конкретному работнику.

Табель является первичным документом организации. Налоговая инспекция может попросить при проверке начислений по заработной плате.

Существует 2 формы табеля, утвержденные государством: Т-12, Т-13. Формы документов утверждены постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. Стоит отметить, что составлять табель по унифицированным формам отпала в 2013 году. В организации можно разработать свою форму табеля.

Табель составляется для того, чтобы:

Вести учет присутствия работников на месте
Выявить наличие сверхурочных работ
Рассчитать заработную плату
Доказать прогулы работника в случае необходимости
Использовать его как доказательство в спорах с работником

Получается, что информация, содержащаяся в табеле, играет очень большую роль на предприятии и занимает важное место в кадровом учете.

Как составить табель по форме Т-12

Табель формы Т-12 распространен не так широко и используется реже, чем форма Т-13. Дело в том, что данная форма отражает сведения и по расчету заработной платы, а такая конкретика нужна далеко не в каждой организации. В маленьких компаниях и у предпринимателей обычно штат небольшой, поэтому необходимости в составлении такого масштабного документа нет, используются более упрощенные формы.

Документ состоит из 3 блоков:

Титульный лист
Лист с данными об учете рабочего времени
Лист со сведениями о заработной плате

Что заполняем	Как заполняем
Титульный лист	Здесь нужно указать следующие данные: Название организации или предпринимателя ü ОКПО Номер табеля, соответствует месяцу составления Дата составления табеля Период, за который составлен табель
Табличная часть, которая отражает учет отработанного времени	Проставляем порядковый номер Фамилия, имя отчество сотрудника и его должность Табельный номер работника Отметка о явках на работу и о количестве часов Итоги за первую половину месяца и за месяц в целом Если работник отсутствовал на месте, то это отражается в виде кода и указывается количество часов Количество выходных и праздников в месяце
Табличная часть, которая отражает учет заработной платы	Этот раздел – рай для бухгалтера, кадровик мало что поймет в нем. Проставляем код выплаты. Обычно это сама заработная плата (код 2000) или отпуск (код 2012) ü Указываем счет, на который списываем затраты по заработной плате Ставим количество дней, отработанных за месяц и количество дней отсутствия По каким причинам работник отсутствовал нужно указать и в виде кода и привести количество дней (часов)
Нижняя часть табеля	Здесь расписывается сотрудник, который составлял табель и руководитель отдела

Порядок отражения кодов в табеле Т-13

Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.

На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:

Больничный листок – для кода Б или 19;
Предупреждение о простое – для РП или 31;
Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
Приказ о командировке для К или 06;
Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы [Госорганы]

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы. Код формы по ОКУД 0504421. Применяется государственными органами и органами местного самоуправления.

Табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений обособленных подразделений.

Табель открывается ежемесячно за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Записи в Табель работников учреждения, их исключение из табеля производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).

В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.

В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется.

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу. В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия. В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:

табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.

Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.

Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.

Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.

Табель учета рабочего времени Т-13

Табель учета рабочего времени, представленный на изображении является унифицированным бланком. Форма Т-13 была разработана в 2004 году. Орган разработавший документ – Госкомитет по статистике. Бланк относится к первичной документации, и может использоваться кадровой службой с целью учета отработанного времени, а бухгалтерией для вычисления размера зарплаты для каждого штатного сотрудника.

До 2013года табель учета рабочего времени Т-13 являлся обязательной формой для всех субъектов деятельности, ведущих учет отработанных часов. Это означало, что применять свободные формы было недопустимо, а в установленный формат нельзя было вносить никаких изменений. В 2013 году эта норма была отменена. Табель учета рабочего времени на 2017 в формате, установленном Госкомстатом, не является обязательным.

Бланк Т-13 по-прежнему остается актуальным, ведь ведение учета времени законодательством не отменялось, а форма Т-13 разрабатывалась для удобства использования, и содержит все необходимые сведения и поля для внесения информации. Документ включает в себя места для внесения реквизитов, дат, информации о сотруднике, ячейки для отметки явок/неявок в рабочие дни, и отметок о выходных, отпусках и пр. Данные можно суммировать за половину месяца или за полный месяц.

Табель использования рабочего времени содержит графы для внесения данных, требующихся бухгалтерии для начисления оплаты. Виды оплат кодируются. Прописываются корреспондирующие счета, на основании которых специалист бухгалтерии относит расходы на тот или иной счет.

В классификаторе ОКУД документ фигурирует под номером 0301008. Кодировка проставляется в соответствующей ячейке. Табель учета рабочего времени (бланк 0301008) используется на предприятиях, оснащенных специализированными системами контроля прохода сотрудников. Использование именно такой формы бланка должно фиксироваться в учетной политике.

Возможно применение двух типов учета отработок. Первый тип предусматривает учет как явок на работу, так и отсутствия на рабочем месте по различным причинам. Второй тип позволяет сократить время на учетные мероприятия, и проставлять в бланк только неявки сотрудника. Фиксируются также опоздания. Выбор типа записей зависит от способа начисления заработной платы.

Бланк табеля рабочего времени может вести любой сотрудник предприятия. Законодательных ограничений не существует. Обязанность ведения табеля должна быть закреплена за таким сотрудником документально (приказом руководителя). При заполнении применяются условные обозначения, кодирующие отдельные понятия. Руководитель также утверждает порядок ведения, т.к. возможны специфические отличия для каждого работодателя.

Не зависимо от того, кто ведет учет в табеле предприятия (подразделения), документ все же должен пройти через руки специалиста кадровой службы. Кадровик визирует бланк своей подписью, наравне с руководителем подразделения. Табель заверяется печатью.

Закрытия и документа происходит ежемесячно. Полностью заполненный и заверенный бланк, с данными об отработанном времени на каждого числящегося в штате сотрудника поступает в ведение бухгалтерии. Так как оплата труда может производиться дважды в течение месяца, предоставлять табель бухгалтеру нужно 2 раза в месяц. Табель Т-13 – бланк долгосрочного хранения в случае наличия на производстве вредных или опасных условий работы. В общем случае подшитый документ хранят 5 лет.

Табель не только учетный документ. С помощью имеющихся данных руководитель может осуществлять контроль дисциплины на предприятии, определять эффективность сотрудников. На основании записей в бланке возможно назначение взысканий. Систематическая неявка на рабочее место может быть законной причиной для увольнения работника.

Купить бланк табеля учета рабочего времени можно в нашем онлайн-магазине, площадке типографии Сити Бланк. Приобрести можно неограниченное количество экземпляров. Некоторое количество бланков всегда есть в наличии. Крупные партии изготавливаются в типографии в оперативном режиме. Мы также можем внести все необходимые изменения в стандартную форму по желанию заказчика.

Купить табель Т-13 можно с доставкой. Подробно о доставке и способах оплаты товара проконсультируют менеджеры нашего магазина. Получить интересующую информацию самостоятельно можно на соответствующих страницах доставки и оплаты. Возможен самовывоз.

Ответы на частые вопросы:

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?

Помимо формы Т-13 для учета рабочего времени применяется унифицированная форма Т-12. Ее отличие в указании не только продолжительности работы и иных периодов, но и данных о начисленной заработной плате, а так же данный вид документа заполняется вручную.

Более распространен бланк Т-13, в котором отражается только занятость каждого из работников, заполняется в электронном виде, благодаря этому существует множество сервисов для автоматизации работы.

Каким образом указываются в табеле Т-13 дни участия сотрудников на конференции или в иных учебных мероприятиях?

Руководитель принимает решение, как считать эти дни. Тут два варианта: либо рабочими, тогда в табеле будет стоять код «Я», либо курсами повышения квалификации с кодом «ПК». Но оплата для них может различаться.

Можно ли поставить код «Я», когда рабочая смена больше 8 часов?

Такое возможно при наличии распоряжения руководства о продленном рабочем дне или установленном ненормированном режиме работы. Тогда в первом случае сверхурочно отработанные часы можно пометить кодом «С». Во втором случае такие часы никак не обозначаются и дополнительно не оплачиваются.

Быстро освоить данный материал поможет это видео, которое расскажет как оформить табель рабочего времени применяя унифицированную форму Т-13.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

для контроля за соблюдением установленного режима работы;
расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер	На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС	Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.
Сотрудник фонда социального страхования	Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции	Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата	Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П‑4.