Как оформить сопроводительное письмо?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить сопроводительное письмо?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.

Главные требования к сопроводительному письму

Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:

• предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
• емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
• стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
• личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
• уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
• актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
• конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
• рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.

Как составить сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо состоит из пяти частей, и для начала лучше следовать этому шаблону.

Приветствие. Как и в обычном письме, в сопроводительном нужно поприветствовать собеседника. После этого представьтесь и напишите, на какую вакансию откликаетесь. Укажите название компании и должность так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, а не массово рассылаете письма всем подряд. Если вас что-то связывает с компанией, например, вы сами являетесь ее клиентом или читали книгу основателя, это можно упомянуть.

Плохо	Хорошо
Хочу у вас работать.	Пишу по поводу вакансии иллюстратора, я нашла ее в Telegram-канале Х.
Ищу работу, поэтому решил вам написать.	Я сам являюсь подписчиком вашего приложения, очень нравятся ваши курсы по истории искусства. Буду рад, если смогу помочь в их продвижении.

Краткий рассказ о себе. Здесь не нужно описывать свою полную биографию и свои достижения. Достаточно рассказать о том, о чем работодатель напрямую спрашивает в вакансии. Например, уточнить образование или место жительства.

Не пишите «Я пишу вам, потому что меня заинтересовала вакансия». Сам факт того, что вы пишете, уже означает, что вакансия вас заинтересовала.

Интереснее всего будет звучать забавное или необычное вступление с каким-то полезным фактом о вас, например:

В моем резюме вы не найдете строчку «Комьюнити-менеджер». Но я три года нанимал(-а) людей онлайн и офлайн, параллельно ведя блог компании и проводя рабочие встречи.

Когда HR-специалисты видят очередное «Я пишу, потому что меня заинтересовала вакансия…», они вздыхают и иногда переходят к следующему письму. Лучше попробовать что-то в стиле:

• «Я хотел(-а) работать в образовании с тех пор как моя школьная учительница в третьем классе привила мне любовь к чтению»;
• «Мой подход к управлению прост: я стремлюсь быть лидером, с которым сам хотел бы работать»;
• «За три года работы в [предыдущей компании], я повысил среднеквартальные показатели на [процент]».

Как подготовить блок с основной информацией: шаблон и пример

Приветствие и контакты — стандартные поля для любого письма. А вот универсальных формулировок, чтобы указать основную информацию, нет. Эта часть зависит от вакансии и от вашего опыта.

Подготовить текст методом двух колонок. Чтобы им воспользоваться, взгляните на текст вакансии, изучите требования и «отзеркальте» их фактами о себе. Вот алгоритм:

1. Возьмите лист бумаги и разделите его на два столбца.
2. Выпишите в левый столбец требования и обязанности из текста вакансии.
3. В правом столбце напротив каждого пункта укажите информацию о себе, которая отвечает этому требованию: какой у вас есть опыт или навык, соответствующий запросу.

Как составить хорошее сопроводительное письмо?

Составили письмо? Давайте проверим, насколько оно хорошо написано, по этому чек-листу:

✅ Письмо состоит из 5–6 небольших предложений.

✅ Нет длинного вступления — вы сразу переходите к сути.

✅ Вы поняли, что важно работодателю, и подсветили в рассказе о себе именно эти факты.

✅ Вы не забыли указать свои контакты для связи.

✅ Вы проверили своё письмо на орфографические ошибки.

Если всё в порядке — откликайтесь на вакансию.

Чего не стоит указывать в сопроводительном письме

А теперь настало время для «вычеркните это немедленно»:

• Не повторяйте сведения, приведенные в резюме. Кадровик не собирается заучивать их наизусть.
• Не путайтесь в показаниях: информация в письме не должна противоречить резюме. Не рассказывайте биографию. Это не мемуары.
• Не задавайте вопросов. Сделаете это на собеседовании, когда до него дойдет.
• Не используйте заезженных формулировок, канцеляризмов. Деловое письмо – не протокол осмотра места преступления.
• Красивые обороты, «ибо», заумные слова – забудьте про все это.
• Не пишите о качествах и умениях, бесполезных для новой должности.
• Не выдавайте пусть даже горячо желаемое за действительное. Правда – лучший друг кандидата.
• Избегайте неуместного юмора. «Шутку, как и соль, должно употреблять умеренно» (Пифагор).
• Не стремитесь вызвать жалость. Нужна жилетка для слез – сходите на сеанс к психоаналитику, ему за это платят.

Назовите конкретные навыки и результаты

Все-таки, в первую очередь работодателя интересует профессионализм, поэтому нет лучшего способа обратить на себя внимание, чем честный рассказ о ваших преимуществах. Например:

1. Мой прошлый руководитель любил говорить, что с такими навыками общения по телефону можно вести переговоры даже с террористами. Мне кажется, эти навыки помогут мне на посту администратора вашей компании.
2. Коллеги на прошлом рабочем месте хвалили меня за умение собирать коллектив в одно целое, независимо от количества людей. Для меня не будет проблемой справиться с задачами управляющего.
3. В прошлом году я показал хорошие результаты по сравнению с другими сотрудниками на должность менеджера по продажам. Той должности я добился, но пришло время двигаться дальше. Поэтому я отправляю свое резюме на должность руководителя отдела продаж в вашей компании.
4. Последние три года я управлял внутренними коммуникациями в компании со штатом в 2500 сотрудников. Теперь я могу составить квартальный отчет даже во сне. Этот опыт позволит мне внести много полезных изменений в планирование коммуникаций компании.
5. В резюме я не указываю, что работал менеджером интернет-сообществ, но же уже три года я занимаюсь тем, что создаю площадки для общения людей на базе моего блога.
6. Если вы ищите человека, который будет слепо выполнять приказы, лучше остановитесь на другом кандидате. Я не сильно вам подхожу. С другой стороны, если вы ищите человека с идеями и персональным видением, мы сработаемся.
7. С первого же дня на прошлом месте я настраивался на карьерный рост. Работать я начал еще в университете, а по окончанию перешел на полный рабочий день. Тогда я думал, что это потолок, но уже спустя полгода был переведен в новый отдел на более высокую позицию. Теперь я знаю, что готов к новым свершениям.
8. Вам может показаться странным, что бухгалтер пытается получить должность в гастрономическом стартапе. Конечно, это неординарно. Но если нужен сотрудник, который одинаково хорошо разбирается как в высокой кухне, так и в финансовых инструментах — я тот, кто вам нужен.
9. 15 лет я потратил на то, чтобы оптимизировать процесс работы. Я нахожу неэффективные стратегии, изменяю и модернизирую их, что положительно сказывается на производительности. Это дало мне три повышения на прошлом месте. Теперь я отправляю это резюме, потому хочу попробовать свои силы в вашей компании.

Основная часть: почему вы идеальный кандидат

В основной части объясните, почему вы идеальный кандидат на претендуемую должность. Расскажите о своем предыдущем опыте, чем вас привлекает вакансия и чем ваши навыки будут полезны компании.

О чем вы будете говорить:

• Ваши самые выдающиеся достижения.
• Навыки и специализированные знания, которые у вас есть и которые идеально подходят для этой должности.
• Конкретные факты и цифры в подтверждение достигнутых вами успехов.

Ваша задача:

• Объяснить, как ваш предыдущий опыт будет способствовать развитию бизнеса потенциального работодателя.
• Показать вашу мотивацию.

Хотите знать, чего не следует делать?

Преимущества сопроводительного письма

Хорошее письмо может помочь выделиться на фоне других кандидатов. Например, если их опыт работы такой же как у вас или его нет совсем. Сопроводительное письмо в таких ситуациях способно повлиять на решение рекрутера, повысить ваши шансы на успех.

Письмо также показывает ваше умение писать, формулировать мысли. Это особенно важно для вакансий, где идет постоянная работа с текстом. В этот список входят маркетологи, копирайтеры.

Сопроводительную информацию полезно использовать как дополнение, если требуется пояснить данные из резюме. Например, если вы решили устроиться на работу в той области, где у вас нет подходящего опыта работы. Достаточно лишь объяснить работодателю, почему вы хотите работать именно в этой сфере.

С помощью письма можно рассказать, почему вы заинтересованы в вакансии, и упомянуть о себе то, что не удалось включить в резюме.

Первая отбраковка: неадекватные

Чаще всего на вакансию приходят десятки или сотни откликов. Прежде чем кто-то сможет начать эти отклики читать, нужно отсеять всех неадекватов — тех, кто болен на голову и совсем чужд компании по духу. Их будет процентов восемьдесят.

Чтобы ваше сопроводительное письмо не оказалось в мусоре, есть три простых правила:

1. Оно должно быть написано спокойно, адекватно, без истерик, жалоб, обвинений, агрессии, стояния на коленях, угроз, шапито, анекдотов и прочих вещей, которым вам могли бы показаться уместными при личном разговоре.
2. К нему должно быть приложено резюме (если того требует вакансия). Не к видео, где вы на утреннике читаете стишок. Не к скриншотам вашей страницы в VK, не к архиву с вашими фотографиями на рыбалке. Просто спокойное письмо и спокойное резюме, если в вакансии нужно было резюме.

Советы от экспертов по сопроводительным письмам

Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: «Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?».

Вот их главные рекомендации:

• ясность — избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
• лаконичность — пишите кратко и емко, старайтесь не «грузить» менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
• убедительность — обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.

Curriculum vitæ (лат.) или СV – ход жизни. Документ, содержащий описание жизни и профессиональных навыков соискателя.

В странах СНГ понятия «резюме» и «CV-письмо» часто используются как синонимы.

Отличие СV-письма от резюме в том, что СV – более подробный и статичный документ. Он не составляется для приема на какую-то определенную должность, но позволяет понять, что представляет собой его автор в профессиональном плане.

Резюме обычно занимает один лист формата А4, а объем СV может быть от 2-х страниц и более.

В отдельных случаях CV-письмо может иметь объем в десятки или даже сотни страниц. Это исключение из правил и обычно для СV достаточно двух листов А4.

Обучение, развитие карьеры, достижения, научные труды – все это должно быть указано в CV. Сухо, последовательно, лаконично, но подробно!

Как выбрать между краткой запиской или обстоятельным текстом

Однозначного ответа на вопрос о выборе между короткой запиской или обстоятельным мотивационным текстом быть не может. В каждой ситуации необходимо принимать решение индивидуально, обращая внимание на требования работодателя к вакансии, а также на степень соответствия резюме кандидата этим требованиям. Если вы работали главным бухгалтером в сети торговых предприятий «Колокольчик» последние десять лет, а теперь хотите перейти в такую же сеть «Одуванчик» на ту же должность главного бухгалтера, едва ли есть необходимость составлять объёмное сопроводительное письмо. Чтобы снять возможные вопросы работодателя, достаточно указать лишь причину, побудившую вас искать новое рабочее место, например, переезд из Санкт-Петербурга в Нижний Новгород по семейным обстоятельствам.

Увидеть золотую середину можно, обратившись к тексту вакансии. Поставьте себя на место рекрутёра и сопоставьте требования работодателя со своим резюме. Все вопросы и нестыковки, которые вы увидите, и нужно аккуратно осветить в сопроводительном письме. Не так важно, получится ли оно объёмным или кратким. Главное — передать суть.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Похожие записи:

• Замена водительского удостоверения в 2023 году: инструкция
• Как получить алименты на ребенка от государства, если отец не платит
• Жилая площадь: нормы, расчеты, отличие от общей