Легализация документов (апостиль)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Легализация документов (апостиль)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.

Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.

Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.

Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.

Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).

Где поставить апостиль?

В первую очередь необходимо понять, что именно подойдет запрашивающей стороне: апостиль на оригинал документа, на нотариальную копию или на перевод. От этого будет зависеть порядок действий и орган, в который потребуется обращаться:

• ГУ Министерства юстиции – апостилирует документы, заверенные нотариусом (нотариальные копии, переводы), а также копии судебных решений;
• ГИАЦ МВД – cтавит апостиль на оригиналы справок об отсутствии судимости, архивные справки;
• Департамент образования – апостилирует документы, подтверждающие образование, квалификацию, ученые степени и звания (дипломы, аттестаты и др.). Обязательное условие – предоставление подлинников;
• ЗАГС – апостилирует оригиналы свидетельств о рождении, регистрации, расторжении брака, смерти, справку о безбрачии и пр.

НО. Во всех этих учреждениях придется потратить много, ОЧЕНЬ МНОГО времени на очередь, правильно заполнить все бумаги, а также подготовить документы в соответствии с правилами каждой инстанции, оплатить пошлины. При самостоятельной подаче в каждой из них у вас уйдет не меньше целого дня только на подачу (и не факт, что с первого раза), и еще полдня на получение.

Хотите сэкономить время и силы? Не ломайте голову и обращайтесь к нам, у нас нет очередей и записи. Мы прекрасно знакомы со всеми тонкостями в подготовке документов к апостилированию в каждом из этих органов, выполним все необходимые действия за вас — быстро и безошибочно.

Что такое апостиль и зачем он нужен

Какие сведения содержит апостиль

Апостилирование оригинала документа или копии возможно только для стран, подписавших в октябре 1961 года Гаагскую конвенцию об использовании апостиля (Apostile) – специального штампа единого размера, подтверждающего юридическую силу документов, выданных в иной стране.

Требования легализации важных свидетельств и справок при помощи апостилирования регламентируются Конвенцией. Согласно требованиям, штамп должен содержать в себе:

1. Наименование государства, в котором проводится процедура.

2. Число, месяц, год совершения операции.

3. Наименование города, в котором осуществляется удостоверение.

4. Название ведомства, осуществляющего проставление апостиля на документах.

5. Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего процедуру.

6. Должность, которую занимает ответственное лицо.

7. Полное наименование органа, скрепившего справки печатью перед удостоверением штампом Apostile.

8. Номер операции.

9. Подпись человека, являющегося ответственным лицом.

10. Печать организации.

Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы

Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:

1. Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России.

2. Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги.

3. Апостилирование осуществляют государственные ведомства.

4. Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок.

5. Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано.

6. Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро.

7. Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы.

8. Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения.

Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся:

• Австралия.

• Венгрия.

• Доминиканская Республика.

• Белоруссия.

• Финляндия.

• Мальта.

• Эстония.

• Аргентина.

• Румыния.

• Великобритания.

• Туркменистан.

• Нидерланды.

• Исландия.

• Молдавия и другие.

Если необходимо предоставить документ, выданный одной страной, на территории другого государства, он обязательно должен пройти процедуру легализации. Апостиль — самый удобный формат.

Если между странами нет договоренности, потребуется консульская легализация документа. Это сложный, многоступенчатый и длительный процесс.

Например, в ОАЭ не действует апостиль. Если россиянину необходимо заверить доверенность, которая будет действовать в этой стране, процесс займет не менее трех недель.

1. Нужно заверить доверенность у нотариуса в РФ.
2. Перевести ее на арабский язык.
3. Нотариально заверить подпись переводчика.
4. Удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ.
5. Заверить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.

Апостиль нужен для того, чтобы Ваш официальный документ (например, Диплом об образовании), выданный на территории РФ, имел такую же юридическую силу, ну скажем, на территории США, или наоборот, Диплом США имел юридическую силу в России.

Без Апостиля Ваш документ (например, диплом), скорее всего будет считаться просто бумажкой. Ведь в США не знают как выглядит российский диплом, на каком бланке он выполнен, поэтому и был придуман такой штамп как АПОСТИЛЬ, наличие которого на документе свидетельствует о том, что такой документ существует, лица подписавшие его существуют или имеют право его подписывать.

Здесь приведена в качестве примера страна США не просто так, дело в том, что она входит в список стран-участниц Гаагской Конвенции от 05.10.1961 года, и РФ в качестве правопреемника СССР входит в этот список, поэтому наличие штампа Апостиля на документе одинаково признается как РФ, так и США.

А если бы здесь участвовали ОАЭ и РФ, то Апостиль уже не подошел бы, так как Арабские Эмираты не входят в Конвенцию. Поэтому для ОАЭ Диплому об образовании РФ пришлось бы пройти полную консульскую легализацию, т.е. прохождение документа через три инстанции: МИД, Минюст, консульство ОАЭ.

В чем отличие консульской легализации от апостиля?

До появления Гаагской конвенции (о ней более подробно речь пойдет ниже) существовала процедура консульской легализации – многоступенчатая, трудоемкая, занимающая много времени и не универсальная. Консульская легализация применяется до сих пор – для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Для понимания, в России консульская легализация состоит из шести этапов:

• оформляется нотариальная копия с документа;
• осуществляется перевод на язык страны назначения;
• перевод нотариально удостоверяется;
• проставляется отметка о легализации в Министерстве юстиции;
• проставляется отметка о легализации в Министерстве иностранных дел;
• проставляется отметка о легализации в консульстве страны назначения.

В других странах этапов ненамного меньше: как правило, достаточно отметки Минюста либо МИДа этой страны. Именно поэтому апостиль считается упрощенной формой легализации документов по сравнению с консульской легализацией.

Что делать, если владелец документа находится за границей, а необходимо оформить доверенность на проставление апостиля на диплом (аттестат)?

В этом случае существует два варианта оформления доверенности: у местного нотариуса или в консульстве РФ в этой стране. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Плюсы оформления доверенности в консульстве РФ:

• доверенность будет оформлена на русском языке. Последующая легализация не требуется, можно сразу отправить документ в Россию;
• консульский сбор, как правило, гораздо ниже, чем нотариальные тарифы у местных нотариусов.

Минусы оформления доверенности в консульстве РФ:

• как правило, необходима предварительная запись, причем, дата назначается не ранее, чем через месяц-два после обращения (по крайней мере, именно так обстоят дела в консульствах России в Италии и Испании). Поэтому, если вы решили оформлять доверенность в консульстве, обязательно свяжитесь с ними, прежде чем туда ехать.
• консульства РФ находятся в столице и в наиболее крупных городах страны. Заявитель же может проживать в небольшом городе, вдали от консульства, иногда даже в нескольких часа лета. Такие путешествия съедят всю экономию на консульском сборе, да и не у всех есть возможность уехать так далеко от места проживания.

Плюсы оформления доверенности у местного нотариуса:

• записаться и, соответственно, попасть на прием можно очень оперативно, что позволит оформить доверенность буквально в считанные дни;
• нотариусы, как правило, есть в любом населенном пункте, даже в самом удаленном от столицы.

Минусы оформления доверенности у местного нотариуса:

• как правило, нотариальные тарифы значительно выше, чем размер консульского сбора;
• доверенность будет оформлена на национальном языке страны. Кроме того, потребуется легализация доверенности для РФ (проставление апостиля или прохождение процедуры консульской легализации).

ВАЖНЫЙ НЮАНС: апостиль или консульскую легализацию возможно сделать только в стране оформления документа, а вот нотариальный перевод доверенности, оформленной у местного нотариуса, мы настоятельно рекомендуем делать уже в России. Во-первых, в России гораздо проще получить грамотный перевод юридических текстов на русский язык. Во-вторых, заверив перевод за границей, вы все равно не сможете избежать текста на документе на иностранном языке (как минимум, удостоверительная надпись нотариуса, его печать, штамп, текст апостиля будут непременно исполнены на иностранном языке, и с этим ничего не поделаешь. Невозможно, оформляя документ за границей, получить его полностью на русском языке).

Органы власти принимают документы, составленные исключительно на государственном языке, таким образом для применения иностранных документов в стране назначения, заверенных апостилем и составленных на иностранном языке, необходимо выполнить их перевод квалифицированным переводчиком и нотариальное заверение перевода. У нас вы можете заказать нотариальный перевод документов со всех основных языков.

Мы работаем в ряде европейских стран с квалифицированными переводчиками и предлагаем вам нотариально заверенные переводы различных документов: контрактов, выписок из коммерческих реестров, судебных решений, сертификатов.

При необходимости мы можем подготовить нотариально заверенный перевод для использования в более чем 100 странах мира.

Каким документам нужен апостиль

Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:

• справки о наличии\отсутствии судимости;
• справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
• архивные документы министерства или органов внутренних дел;
• архивные документы о военной службе;
• документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
• справки и другие документы из архивов;
• документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
• документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.

Апостиль точно не поставят на документах, где нет печатей, например, на письменном договоре между физическими лицами. А также на коммерческих и секретных документах.

Как проставляется апостиль на доверенность?

Данную отметку проставляют в управлениях Министерства юстиции РФ на оригинал доверенности, а также на нотариально заверенную ее копию и на перевод доверенности, заверенный нотариусом, оформившим доверенность. Перед проставлением необходимо подготовить все необходимые документы (нотариальную копию доверенности, копию с нее), заполнить специальное заявление и оплатить пошлину за апостиль.

Обратившись в нашу компанию для проставления штампа ― апостиля, вы будете полностью уверены в индивидуальном подходе и лояльности к каждому, в гарантии качественного исполнения своего заказа в самые короткие сроки и в низкой стоимости апостиля на доверенность в городе Москва. Специалисты компании, имеющие многолетний опыт оказания услуг в сфере перевода и проставления апостиля на документы, с удовольствием проконсультируют по любому вопросу и примут заявку по телефону. Кроме того, вы существенно можете сэкономить свое время, если закажите, чтобы апостиль доставил вам лично курьер.

Кто имеет право ставить апостиль

Не все госорганы имеют право проставлять апостиль. К ведомствам, имеющим апостиль, относятся:

• МВД РФ;

• Министерство обороны РФ;

• Генеральная прокуратура РФ;

• Минюст РФ;

• Федеральное архивное агентство;

• органы исполнительной власти субъектов РФ;

• уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного;

• органы государственной власти субъектов РФ по подтверждению документов об образовании и аналогичных.

Что такое апостиль документов и зачем он нужен?

Апостиль — термин международного права, с которым сталкиваются люди, выезжающие за границу и вывозящие личные документы. Что такое апостиль и зачем он нужен, куда обратиться за его проставлением и сколько это может стоить, расскажем в нашей статье.

Апостиль документов — принятый в международном праве способ узаконить документы, выданные в 1 государстве, для их правового использования в другом государстве.

Международно-правовым законодательным актом, регулирующим легализацию личных документов при помощи апостиля, является Гаагская конвенция, заключенная 5 мая 1961 года в Гааге. Конвенция открыта для присоединения к ней возжелавших этого стран.

Наша страна в лице СССР стала участницей Конвенции 17 апреля 1991 года. РФ приняла правопреемство от СССР в отношении обязательств, установленных Конвенцией, 31 мая 1992 года.

В соответствии с Гаагской конвенцией страны-участницы принимают на своих территориях правила об упрощенном порядке подтверждения законности документов при помощи апостиля. При этом к официальным документам в рамках задач, обозначенных Конвенцией, относятся:

• документы, выданные органами власти государства, в том числе судебные, исполнительные акты и документы из прокуратуры;
• административные свидетельства и справки (к примеру, свидетельства о рождении или смерти);
• нотариальные документы;
• государственные штампы и отметки (о регистрации, визы и пр.).

Между тем под правила конвенции не подпадают:

1. дипломатические или консульские акты;
2. документы, связанные с коммерческими или таможенными процедурами.

Похожие записи:

• Можно ли сменить года в расчетном периоде
• До скольки продают алкоголь в сургуте
• Как россиянам оформить провизу на Кипр в 2023 году