Как по-новому считать командировочные расходы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как по-новому считать командировочные расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Суточные и командировочные: в чем разница
И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).
По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:
- Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
- Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Учет командировочных расходов.
Согласно Указаниям № 65н[4] возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:
-
работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;
-
персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».
В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н[5], № 174н[6], № 183н[7] отражаются следующие корреспонденции счетов:
|
Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
Выданы (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… |
|||||
|
…из кассы учреждения |
|||||
|
1 208 12 560 |
1 201 34 610 |
0 208 12 560 |
0 201 34 610 |
0 208 12 000 |
0 201 34 000 |
|
…на зарплатную карту работника |
|||||
|
1 208 12 560 |
1 304 05 212 |
0 208 12 560 |
0 201 11 610 |
0 208 12 000 |
0 201 11 000 0 201 21 000 |
|
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения |
|||||
|
1 210 03 560 |
1 304 05 212 |
0 210 03 560 |
0 201 11 610 |
0 210 03 000 |
0 201 11 000 |
|
1 208 12 560 |
1 210 03 660 |
0 208 12 560 |
0 210 03 660 |
0 208 12 000 |
0 210 03 000 |
|
Приняты к учету суммы произведенных командировочных расходов |
|||||
|
1 109 xx 212 1 401 20 212 |
1 208 12 660 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 660 |
0 109 xx 212 0 401 20 212 |
0 208 12 000 |
|
Возвращены неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… |
|||||
|
…в кассу учреждения |
|||||
|
1 201 34 510 |
1 208 12 660 |
0 201 34 510 |
0 208 12 660 |
0 201 34 000 |
0 208 12 000 |
|
…на расчетную (дебетовую) карту учреждения |
|||||
|
1 201 23 510 |
1 208 12 660 |
0 201 23 510 |
0 208 12 660 |
0 201 23 000 |
0 208 12 000 |
|
1 304 05 212 |
1 201 23 610 |
0 201 11 510 |
0 201 23 610 |
0 201 11 000 |
0 201 23 000 |
В командировке сотрудник работает (выполняет служебное задание работодателя) по режиму работы командирующей организации.
Если работник в выходные дни, находясь в командировке отдыхал, надо платить суточные.
По среднему заработку оплачиваются только рабочие по графику вашей организации дни нахождения работника в командировке (например, с понедельника по пятницу).
В случае привлечения к работе в выходные (или нерабочие праздничные) дни оплата труда производится в соответствии с трудовым законодательством.
Основанием для привлечения к работе в выходные дни в командировке может служить программа семинара (выставки/другого мероприятия) или, возможно, что график работы принимающей стороны отличается от графика по основному месту работы.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
По представленной теме сделаем несколько основных выводов:
- Командировка на один день не запрещена на законодательном уровне.
- Однодневные поездки оплачиваются стандартно. Исключением является выплата суточных. Суточные оплачиваются только в том случае, если данное условие оговорено коллективным договором. По закону работодатель не обязан платить суточные.
- Однодневная командировка оформляется как обычная служебная поездка. Чтобы направить человека на один день, придется издать специальный приказ по форме Т-9, Т-9а или по утвержденной на предприятии форме.
- По приезду работник обязан отчитаться, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Этот документ утвержден законом и заполняется по строго установленным правилам.
- С суммы свыше 700 руб. суточных за день при командировке по РФ и 2500 за границу,придется платить налоги.
- Работодатель вправе не платить работнику суточные за один день по закону. Если им будет принято решение выплачивать их, такое условие прописывается в коллективном договоре.
Несоблюдение указанных правил чревато привлечением к административной ответственности. Ведь такой поступок может быть квалифицирован как нарушение законодательства о труде и охране труда. Пунктом 5.27 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрены следующие наказания:
- для должностных лиц – наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
- для тех, кто осуществляет деятельность без образования юрлица,
- штраф от 1000 до 5000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- для юридических лиц – штраф от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- для должностных лиц, ранее подвергнутых административному наказанию за аналогичные правонарушения, – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Однако, если сотрудник не указал руководителю на убедительные причины отказа от командировки, работодатель может привлечь его к дисциплинарной ответственности, например, к выговору.
Необходимые документы
На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.
В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:
- дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
- порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
- Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
- длительность командировки;
- реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
- алгоритм оплаты;
- подробное описание поставленной задачи.
Фрагмент положения о командировках о компенсации расходов по однодневной командировке
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Положение о командировках ¦
¦ ¦
¦ <...> ¦
¦ ¦
¦ 5. Компенсация расходов за период однодневной командировки ¦
¦ ¦
¦ На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации за период¦
¦однодневной командировки работникам возмещаются документально¦
¦подтвержденные расходы на проезд, иные расходы, произведенные работником¦
¦с разрешения или ведома работодателя. ¦
¦ Если работник не может документально подтвердить иные расходы, размер¦
¦компенсации составляет 700 руб. в сутки по командировкам по России. ¦
¦ <...> ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
Как оформлять и оплачивать командировку в выходной день?
Оплата командировок в трудовом законодательстве описана четко и подробно. Но парадокс –оплата за поездку в выходной день до сих пор урегулирована не до конца.
Иначе говоря, когда сотрудник работает в выходной или праздничный день, ему можно предложить оплату в двойном размере или дополнительный день отдыха. А право выбора остается за сотрудником, и вы на это никак влиять не можете. Хотя варианты компенсации надо детально описать в корпоративных документах, например, в положении о командировках.
Если по договоренности с сотрудником вы решили оплатить работу в выходной день, обратите внимание на следующее. Трудовой кодекс говорит, что для расчета может применяться дневная или часовая ставка, а ее размер устанавливается локальным нормативным актом. Это значит, что вы определяете, как оплачивать: по двойной ставке за полный день или за каждый час.
Допустим, сотрудник направлен в командировку в воскресенье в 20.00. Оплачивать ему весь воскресный день или время нахождения в пути? Выбрав почасовую схему, придется оплачивать по часам все время в пути до места назначения, а при варианте с рабочим днем – оплачивать этот день.
Как ни странно, вполне вероятно, что оплата рабочего дня целиком будет более выгодна для компании.
Альтернативой двойной оплате может стать дополнительный день отдыха без оплаты. В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере. Важно понять разницу между двойной оплатой или дополнительным днем отдыха и «неоплатой». Из-за этого может получиться неодинаковая компенсация.
Позиция законодателей такова: работая или находясь в пути в выходной, сотрудник не имеет права на отдых или он может этим правом воспользоваться, но тогда получит оплату в одинарном размере. Если же он жертвует ради работы своим выходным днем и не берет дополнительного отдыха, он должен получить двойную оплату.
Поэтому надо реализовать его право на отдых, и оно отдельно не оплачивается.
На практике чаще бывает по-другому: сотрудник бесплатно работает в выходной, а потом берет отгул, который ему оплачивают как обычный рабочий день. Показывая такую схему при проверках ГИТ, они получают требование оплатить сотрудникам за выходной день.
При этом инспекторы не учитывают, что вы уже заплатили по среднему заработку отгулянный день. Такую схему, конечно, показывать никому не стоит, а правильнее – ввести законный вариант с оплатой выходного и днем отдыха, или же не оформлять никаких документов на отгулы вообще.
Кроме того, в отличие от часовой оплаты за работу в уикенд, предоставление часов отдыха закон не предусматривает.
Если суббота или воскресенье – рабочее время для сотрудника в соответствии с его графиком, в эти дни за ним сохраняется средний заработок. Это следует из п.
9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
При этом средний заработок сохраняется за весь день, независимо от того сколько часов он находился в пути.
Отмечу, что норма закона описана так, что приоритетным видом компенсации за работу в выходной является двойная оплата. А день отдыха можно предоставить только по желанию работника, то есть по письменному согласию.
Чтобы его оформить, надо знать предварительную дату отдыха, чтобы сохранить производственный процесс в отсутствии сотрудника. К сожалению, закон не поясняет, должен ли работник сообщать точную дату.
Позиция BLS следующая: если в заявлении день не указан, вы вправе отказать в отгуле и оплатить работу в выходной в двойном размере. Но привлечение к работе в выходной или праздник производится с согласия работника, на основании ст. 113 ТК РФ.
Если он будет не доволен предложенным видом компенсации, далее он может отказаться от работы в выходной или праздничный день. Хотя это уже является не правовым, а управленческим риском.
Однодневная командировка: особенности оформления.
Командировка представляет собой направление работника в другую местность для выполнения своих трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ).
В законе не устанавливаются минимальные или максимальные сроки такой поездки.
Поэтому работнику может предстоять однодневная командировка в другой город. Такая поездка предусматривает то, что гражданин сможет в этот же день вернуться к своему месту проживания.
При направлении сотрудника в однодневную командировку, работодатель должен учитывать:
- расстояние между городами;
- транспортное сообщение;
- насколько быстро работник выполнит поставленную задачу.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Упрощенные правила направления в командировку с 2015 года
Согласно новым правилам оформления командировки целый ряд документов теперь перестал быть обязательным и не требуется для направления в командировку. Какие документы были нужны до 8 января 2015 года, а какие перестали быть обязательными продемонстрировано в таблице ниже.
| наименование документа | что было раньше | что актуально сейчас |
| приказ | V | V |
| служебное задание | V | |
| командировочное удостоверение | V | |
| отчет о командировке | V | |
| авансовый отчет с приложением проездных документов | V | V |
| служебная записка | V | V |
| журнал учета командированных лиц | V |
Из данной таблицы очевидно, что упростился документооборот, касающийся процедуры направления в командировку и отчета по ней. Для кадровиков работы убавилось. Но положение бухгалтерской службы, для которой по-прежнему огромное значение имеет документальное подтверждение состоявшейся хозяйственной операции, несколько осложнилось.
Бухгалтерский учет при ОСНО и УСН однодневных командировок
Бухгалтерский учет однодневных командировок совпадает с учетом при обычных служебных поездках. Особенности налогового учета расходов на краткосрочные командировки при различных режимах налогообложения показаны в таблице ниже.
| ОСНО | УСН | |
| признаются на день утверждения авансового отчета | если работник отчитывается по сумме, которую получил до командировки,
то расходы признаются на день утверждения авансового отчета |
если расходы возмещаются после утверждения авансового отчета, то на дату такого возмещения. |