Если ваш работник поменял фамилию

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если ваш работник поменял фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Пошаговый план действий:

2. Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

3. Шаг 4. Подать оригиналы документов

4. Получение паспорта РФ

5. Какие документы понадобятся при замене паспорта

6. Для чего сообщать в ПФР о смене фамилии

7. Кому сообщать о смене названия

8. Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

9. Штраф за ошибку в СЗВ-М

10. Особенности оформления приказа об изменении фамилии

11. Ошибки в декларации по УСН («доходы», 6%)

12. Как наказывают за несдачу отчетности

13. Возможные ошибки в СЗВ-М и как их исправить

14. Куда сдавать СЗВ-М в 2020 году (сведения о застрахованных лицах)

15. Проверка базы 1С на ошибки со скидкой 50%

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

Пошаговый план действий:

Принять у сотрудника заявление о внесении изменений в кадровые документы с приложением подтверждающих документов (например, свидетельство о регистрации брака, паспорт в случае регистрации брака). Форма не регламентирована.
Издать приказ о внесении изменений в кадровые документы. Форма не регламентирована.
Если трудовая книжка ведется в бумажной форме, внести запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ): на титульном листе одной чертой зачеркните прежние данные и впишите новые. Реквизиты подтверждающих документов укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их нужно заверить подписью работодателя или уполномоченного им лица, а также печатью организации или кадровой службы (при наличии печати) (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Внести изменения в трудовой договор (по усмотрению работодателя, поскольку такая обязанность не установлена в законе). Внесите эти сведения непосредственно в текст договора либо оформите дополнительное соглашение с указанием в нем новых персональных данных работника, а также даты, с которой изменения вступают в силу.
Уведомить об изменении фамилии ПФР. Чтобы внести данные о новой фамилии работника на его ИЛС, нужно подать заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2 (утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п). Подать это заявление работник может сам либо через работодателя (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 17 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 18 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п).
В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ новую фамилию указывайте только после изменения личных данных работника в системе ПФР (пп. 2 п. 2, п. 6 ст. 6, пп. 2 п. 2.2 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, п. п. 16, 18 Порядка заполнения формы СЗВ-М, п. п. 2.3.1, 6.3.1 Порядка заполнения сведений персонифицированного учета, п. п. 2, 3 Порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п). В противном случае сведения о работнике не будут приняты ПФР из-за несовпадения данных в отчете с данными ИЛС (ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 38 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, таблица 7 Формата отчета СЗВ-М, утв. Постановлением Правления ПФР от 07.12.2016 N 1077п, п. 4.1, таблица 44 Приложения 6 к Постановлению Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п). Отдельная форма СЗВ-ТД в данном случае не подается.

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет. В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках.

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Шаг 4. Подать оригиналы документов

Через несколько дней вы получите новое уведомление о том, что нужно подойти в выбранное подразделение МВД с оригиналами документов. Список будет приложен к письму. Вы сами можете выбрать удобные дату и время подачи.

Какие документы понадобятся детям до 14 лет

Какие документы взять, если ребёнку 14–18 лет

Какие документы взять взрослым

Во время подачи документов сотрудник МВД сверит документы и сфотографирует вас или ребёнка — в зависимости от того, кому оформляют загранпаспорт. Процедура занимает не более 15 минут.

Обычно при оформлении загранпаспорта по месту жительства уведомление о готовности документа приходит через одну-две недели, в другом регионе — через один-полтора месяца. Если в первом случае прошло больше месяца, а во втором — больше трёх, а приглашения нет, нужно подать жалобу на Госуслугах. Иначе через полгода процедуру придётся повторить заново.

Задержка может произойти из-за сбоя в системе или по причине человеческого фактора (сотрудник забыл выслать приглашение). Как правило, ответ на жалобу приходит через два-три дня, после чего пригласят на подачу документов.

Получение паспорта РФ

Отсутствие паспорта является административным правонарушением. Каждый гражданин РФ должен получать и менять его в определенные сроки.

Паспорт оформляют в следующих случаях:

достижение14-летнего возраста;
получение гражданства РФ;
утрата(хищения) полученного ранее паспорта.

Документ требуется заменить, если:

гражданину исполнилось 20 или 45 лет;
изменились фамилия, имя, отчество, дата или место рождения, пол, внешность;
документ испорчен – отсутствие листов, нечитаемые данные;
возникла ошибка в записях;
недостаточно места для обязательных отметок;
произошли другие ситуации, предусмотренные законодательством.

Какие документы понадобятся при замене паспорта

Для замены паспорта, в зависимости от ситуации, понадобится собрать оригиналы некоторых документов:

старый паспорт — если он не потерялся или его не украли;
свидетельство о браке или разводе — если их было несколько, то все свидетельства;
свидетельство о смене имени, если меняли фамилию, имя или отчество;
свидетельство о рождении, если меняли фамилию, имя или отчество;
свидетельство о рождении детей, которым еще нет 14 лет;
документ о смене пола — копия заключения из загса о внесении исправления или изменения в свидетельство о рождении;
документы воинского учета, если человек на нем состоит: военный билет, приписное удостоверение или справка из военкомата;
квитанция об уплате госпошлины;
две или цветные фотографии — их сделают в любом фотоателье. Если нужно временное удостоверение личности, понадобятся три фото.

По закону копии документов предоставлять не нужно, но на практике их могут попросить принести заранее или сделать на месте.

До получения нового паспорта могут выдать либо справку о приеме документов, либо временное удостоверение личности — именно для него понадобится дополнительная фотография. Один из этих двух документов выдадут сразу после того, как человек подал заявление.

Временное удостоверение полностью заменяет паспорт, пока не выдадут новый. Оно может пригодиться, если, например, вы оформили билеты на старый паспорт.

Для чего сообщать в ПФР о смене фамилии

Конечно никакого криминала в том, что вы не передали информацию в Пенсионный фонд, нет. И возможно вы даже не вспомните, что это необходимо сделать. Но сегодня большинство услуг, и не только дистанционных оказывают на основании СНИЛС и паспорта. А эти данные у вас не спадут, и вам просто откажут.

Документ запрашивают, как идентификатор в электронных сервисах. Но если же вы ими не пользуетесь, то можете столкнуться с другими ситуациями:

Обращение в медучреждение – поликлинику или стационар.
Запросы на оформление любых социальных пособий.
Трудоустройство.
Обращение за кредитом в банковские учреждения.
Оформление материнского капитала и прочее.

Если же вы являетесь получателем пенсии и прочих соц.выплат, ранее назначенных в ПФР, то сообщить о смене фамилии следует как можно быстрее. Вам просто могут приостановить выплату всех пособий. Ведь вы поменяете паспорт, и не сможете получать денежные средства в почтовом отделении, или на новых банковских реквизитах.

Кому сообщать о смене названия

О том, что произошла смена названия ООО, налоговая инспекция самостоятельно уведомит внебюджетные фонды и органы статистики. Но ограничиваться этим нельзя.

Если компания работает с печатью, закажите новое клише.
Сообщите о смене наименования в банк, где открыт расчётный счёт ООО. Надо будет оформить новую карточку с образцом подписи руководителя и печатью. В банк представьте копии листа записи ЕГРЮЛ, решения участников и нового свидетельства о постановке на налоговый учёт.
Уведомите контрагентов, сотрудничество с которыми было начато ещё с прежним названием. Хотя формально идентификация партнёров производится по кодам ИНН и ОГРН, но использование недействующего наименования в документах может создать проблемы при принятии расходов.
Внесите в трудовые книжки запись о переименовании работодателя со ссылкой на соответствующее решение или приказ. Это требование инструкции от Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Что касается трудовых договоров, то их перезаключать не надо, но по желанию работника, можно оформить дополнение с новым названием работодателя.
Перерегистрируйте кассовый аппарат, если он используется в расчётах. Процедура предусмотрена приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н. Выдача кассового чека, где указано прежнее название ООО, грозит штрафом от 30 до 40 тысяч рублей.
Если организация занимается лицензируемой деятельностью, надо переоформить лицензию. Госпошлина за эту регистрационную услугу составляет 750 рублей.
При наличии электронной цифровой подписи ООО её требуется изменить, потому что в ней фигурирует фирменное наименование подписанта. Указание недействующих реквизитов может привести к признанию документов, подписанных такой ЭЦП, нелегитимными.

Чтобы снизить риски отказа в регистрации изменений, рекомендуем подготовить все необходимые документы для смены наименования ООО (решение или протокол, новая редакция устава, заявление Р13001) в личном кабинете с помощью конструктора документов.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
ошибка в дате переименования организации;
ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Штраф за ошибку в СЗВ-М

Пенсионный фонд может оштрафовать компанию за несвоевременную сдачу отчета и ошибки.

Если организация со штатом 25 и более работников сдаст отчет в бумажном виде — ее оштрафуют на 1000 руб.

Если в отчет попали не все сотрудники, то ПФР считает, что компания не предоставила вовремя сведения на застрахованное лицо. Согласно п. 4 ст.17 ФЗ №27 от 01.04.1996, штраф составит 500 руб. за одного человека.

Пример. В работает 40 человек. В отчет забыли добавить 10 человек. Организация заплатит штраф 500 10 = 5000 руб.*

Чтобы избежать штрафа, сдавайте отчеты не в последний день, а на несколько дней раньше от установленного срока. Тогда у вас будет время, чтобы дополнить отчет без штрафа.

Также предусмотрен штраф за ошибку в СЗВ-М. Он составляет 500 руб за каждого сотрудника, по которому допущена неточность. В процессе обработки отчета все ошибки суммируются по каждому сотруднику.

Даже если по одному работнику вы допустили больше 3 ошибок, сумма штрафа по-прежнему останется 500 руб за 1 человека.

Особенности оформления приказа об изменении фамилии

Определенных требований к оформлению документации данного вида нет. Следовательно, отсутствует необходимость использования унифицированной формы. При составлении приказа нужно соблюдать правила соответствующих нормативно-правовых актов. Бумага может быть оформлена на фирменном бланке компании или на листе формата А4.

В обязательном порядке на ней указывается следующая информация:

полное наименование организации, ее реквизиты и адрес;
название документа;
присвоенный порядковый номер;
текст приказа с распоряжением о внесении изменений в связи со сменой фамилии работника;
сведения о сотруднике – его должность, ФИО;
список документации, в которую необходимо внести корректировки об измененной фамилии;
информация о лице, ответственном за внесение изменений;
место составления;
подпись директора и работника;
дата подписания.

Ошибки в декларации по УСН («доходы», 6%)

«Доходная» упрощенка считается одним из самых простых и понятных режимов налогообложения. Индивидуальным предпринимателям особенно нравится, что не надо заморачиваться с расчетом – что пришло в банк на расчетный счет или в кассу, включаем в доход. Однако и здесь есть нюансы.

Включены не все доходы.

При получении оплаты от покупателей по картам в доходах нужно отражать полные суммы, а не поступление на счет за минусом комиссии банка. Пример: организация продает товары, клиенты рассчитываются картами. Перед зачислением эквайринговых платежей банк удерживает комиссию. В декларации компания отразила сумму поступлений на расчетный счет и получила требование налоговой пояснить расхождения с данными инспекции. ФНС заметила разницу между сведениями, полученными от онлайн-кассы, банка и отчетом.
Если работа компании или ИП ведется на двух режимах ЕНВД+УСН, нужно внимательно относиться к ограничениям вмененки. Все, что выйдет за пределы, будет относиться к упрощенной системе. Пример: компания работает в сфере грузоперевозок (ЕНВД). Для прочих случаев фирма применяет УСН. Клиенты просили оказать им услуги по разгрузке и выделить их отдельно в договоре и первичных документах. К какому режиму отнести разгрузочные работы? Правильный ответ – к упрощенке. Если бы разгрузка была составной частью услуг по грузоперевозке, то относилась бы к ЕНВД.

Обратите внимание! Выявить мелкие ошибки налоговая может не всегда. И пожалуй, закроет глаза на незначительное нарушение. Но надеяться на лояльность госорганов не стоит. Если подобные ситуации возникают регулярно, задумайтесь о правильной постановке учета.

При совмещении режимов продажу подакцизных товаров надо относить к УСН, а не к ЕНВД. Пример: автосервис, применяющий комбинацию ЕНВД+УСН, должен списывать на упрощенку выручку от продажи моторных масел.
Ситуация наоборот. УСНщик забывает убрать доходы из налогооблагаемой базы. Например, когда происходит возврат денег покупателю. Такие операции нужно отслеживать и отражать в программе и Книге учета доходов и расходов.

Ошибки в ставке, неприменение льгот. Ряд регионов предлагает льготные ставки для некоторых организаций и ИП. Как правило, они зависят от вида деятельности. Например, в Республике Карелия компании и предприниматели-разработчики программного обеспечения платят 5,5% вместо 6. ИП повезло даже больше. Для регистрирующихся впервые даются так называемые налоговые каникулы. Это значит, что ставка при определенных условиях нулевая (да бывает и такое, НДСники в курсе).

Обратите внимание! ФНС не горит желанием рассказывать о таких «бонусах». Придется самостоятельно изучить местное законодательство. Зайдите в раздел УСН на сайте ФНС, выберите свой регион наверху страницы и пролистайте информацию до конца. Там найдутся региональные законы, которые можно скачать.

Уменьшение налога на взносы. Все ошибки один в один с декларацией по ЕНВД – нет деления по видам деятельности, уменьшение налога более, чем на 50%, при наличии работников, указывается сумма взносов больше, чем сам налог.

Лимиты. Есть еще один важный момент, на который следует обратить внимание. Для применения упрощенной системы установлены определенные лимиты. Если они превышены, то налогоплательщик автоматически переходит на ОСНО с того квартала, когда произошло превышение. Т.к. отчет по УСН сдаем раз в год, придется следить за данными внимательно. Установлены пределы:

размера выручки – не больше 150-ти миллионов в год;
количества работников – не более 100 человек;
доли участия других организаций – не больше 25%;
остаточной стоимости основных средств – не более 150 миллионов;
наличия филиалов – ноль, т.е. их вообще не должно быть.

Выручку для целей применения УСНО считаем так же, как определяем налоговую базу. Ничего сложного. Главное, следить за уровнем доходов в конце года, когда клиенты стремятся погасить долги. Если вы находитесь на грани лимита, попробуйте договориться с покупателями-оптовиками на получение денег в новом году.

Как наказывают за несдачу отчетности

Несвоевременное представление налоговой декларации (расчета по страховым взносам) влечет начисление штрафа по ст. 119 НК РФ. Штраф составляет 5% не уплаченной в установленный срок суммы налога, подлежащей уплате на основании этой декларации. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальная сумма штрафа – 30% от неуплаченной суммы налога, а минимальная – 1 000 рублей.

Кроме того, несвоевременное представление декларации является основанием для блокировки банковских счетов организации/ИП. Счет заблокируют, если просрочка сдачи декларации превысит 10 дней (пп. 1 п. 3 ст. 76 НК РФ). Открыть новый счет организация при этом не сможет (п. 12 ст. 76 НК РФ). Фактически блокировка означает невозможность дальнейшей работы.

Решение об отмене блокировки налоговики примут не позднее одного дня, следующего за днем представления организацией налоговой декларации (пп. 1 п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

Между тем, и штраф, и блокировка назначаются именно за несвоевременную сдачу (несдачу), а не за несвоевременное принятие ИФНС налоговых деклараций. Если декларация была отправлена в ИФНС вовремя, но дошла до налоговиков с задержкой, ни штрафы, ни блокировка счетов организации назначены быть не могут.

При этом, если речь идет об электронной отчетности, моментом ее сдачи считается дата ее отправки (абз. 3 п. 4 ст. 80 НК РФ). Если декларация была отправлена, скажем, 30-го числа, а в ИФНС поступила только через 3 дня, то она все равно будет считаться отправленной 30-го числа.

С того момента, как электронная отчетность была отправлена оператором ЭДО, налогоплательщик считается исполнившим свою обязанность по сдаче декларации. Причем независимо от того, в какой именно момент отправленная отчетность поступит в ИФНС. Само собой, никакой ответственности за технические ошибки при направлении электронной отчетности налогоплательщики не несут.

Возможные ошибки в СЗВ-М и как их исправить

Общие правила сдачи СЗВ-М Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить Ответственность Виды и коды ошибок в СЗВ-М Ошибки в форме СЗВ-М различаются по степени критичности.

Одни ошибки чреваты крупными штрафами и сложно исправляются.

Другие исправить достаточно легко. А некоторые неточности могут быть вообще несущественны.

Об этом – в нашей статье. Общие правила сдачи СЗВ-М Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи.

То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя. Форму можно сдать:

на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п.

2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить Первичный отчет имеет тип «исходная» с кодом «исхд».

Дополняющую форму СЗВ-М (с признаком «доп») организация подает, если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет.

В этом случае в отчет с кодом «доп» включают только тех физических лиц, сведения о которых добавляют.

Отменяющую форму СЗВ-М (с признаком «отмн») сдают, если в первичный отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде) – в неё включают сведения об этих работниках. Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб.

за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
если он сдаст отчет позже срока;
если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР.

Куда сдавать СЗВ-М в 2020 году (сведения о застрахованных лицах)

Территориальные условия, особые условия труда, исчисление страхового стажа, условия досрочного назначения страховой пенсии заполняются при условии, что работник работал в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России.

Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.

Баланс, счет, зарплата. Ваше подразделение отвечает всем трем условиям. Сдайте СЗВ-М в управление ПФР по месту своего учета. Укажите КПП обособленного подразделения (ч. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Под реорганизацией понимается преобразование, переустройство организационной структуры компании при сохранении производственного потенциала предприятия. Она может проводиться в различных формах. В зависимости от того, какая форма выбрана и готовится указанная отчетность. Так, СЗВ-М при реорганизации в форме присоединения сдается по иным правилам, чем, например, объединении.

К сведению

Соединение – это реорганизация, когда несколько организаций, предприятий или учреждений соединяются в одну группу.
Разделение – реорганизация юрлица, при котором его права и обязанности переходят к вновь возникшим юридическим лицам в соответствии с разделительным балансом.
Выделение – создание одного или нескольких обществ с передачей им части прав и обязанностей реорганизуемого общества без прекращения деятельности последнего.
Преобразование – смена организационно-правовой формы юрлица. Например, акционерное общество можно преобразовать в ООО, хозяйственное товарищество или производственный кооператив.

Таким образом, реорганизация бывает весьма разнообразной и СЗВ-М при реорганизации в форме преобразования отличается от отчетности при присоединении.